Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Lengyel Alfréd: Törekvések az ügyvitel és iratkezelés racionális megszervezésére Nyugat-Németországban / 141–149. o.

Irodalom 143 A thüringiai városok 1928-ban alkotott irattári terve, majd a württembergi (Fiat1 tich-féle) hasonló kezdeményezés is már a decimális alapot vette figyelembe. Ugyancsak a. tizedes rendszerre támaszkodott Dr. Fritz Nordsieck községi minta-iratrendje, melyet 1937-ben, a községek országos gyűlésén előterjesztett, a községek egységes iratkezelésének megteremtésére irányuló tervezetéhez készített. A minta-iratrend 10 főcsoportot állított fel: 0. általános igazgatás, 1. rendészet, 2. iskolaügy, 3. művelődésügy, 4. népjóléti ügyek, gyermekvédelem, 5. egészségügy, testnevelés, 6. építési, lakás- és települési ügyek, 7. népgazdaság fejlesztés,, 8. közüzemek, saját kezelésű vállalatok, 9. pénzügy és adóigazgatás.

1 A tervezet felépítésében és kihatásaiban igen komoly lépést jelentett az államigazgatás ügyvitelének ésszerűsítése és egységesítése érdekében kifejtett próbálkozások terén. „Organisation und Aktenführung der Gemeinden" c. munkájában behatóan ismertette azokat az intézkedéseket és célkitűzéseket, amelyek — megítélése szerint — egy általánosságban végrehajtott racionalizálási eljáiás szükségszerű -alapfeltételei. Megállapításai, melyek elsősorban szervezési és iratkezelési kérdéseket érintettek, külön figyelmet érdemelnek ós jórészt ma is helytállóak. . A második világháború kitörése után, 1942-ben hozta nyilvánosságra Paul Theurer a bádeni és elszászi községek igazgatására előirányzott új egységes irattári tervet, mely ha nem is vehette figyelembe — mert későbbi keletűek voltak — a statisztikai hivatal által pénzügyi vonatkozásokban megállapított rendszámokat, lényegében igen sokfelé nyert gyakorlati alkalmazást még a legutóbbi esztendők folyamán is. Tervezetének 350 oldalnyi terjedelméből a címszó jegyzék csupán 40 oldalt foglalt el s így a legkisebb részletekig lemenő tagozottsága a községi háztartási ügyvitelben való felhasználását is lehetővé tette.. A békeállapot helyreállításával, a kettészakadt Németország mindkét felében természetesen tovább folytatódtak az ilyen irányú kezdeményezések s nyugaton többek közt a württembergi belügyminisztérium (1950-ben) a kerületek és községek, a rajna—pfalzi tartományi hivatal (1953-ban) a saját és a községi közigazgatás számára dolgoztatottki irattári terveket a tizedes rendszer alapulvételével. Ugyancsak az 1953-as évben fogott össze a szövetséges államterület 60 városa, hogy szakembereinek segítségével és a Kommunal Gémeimchaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (röviden KGSt.) életre hívásával megteremtse egységes alapelvek szerint a városi közigazgatási szervek iratanyagának új kezelési rendjét. Erre az Aktenplan-ra még később visszatérek, mivel az ügyvitel és iratkezelés nagymérvű egyszerűsítését teszi lehetővé, amit az is igazol, hogy ma már több mint 170 nyugat-német város tartja helyesnek és célszerűnek alkalmazását. — Az utóbb felsorolt irattári tervek kivétel nélkül mint a tizedes rendszert vették alapul, akárcsak a legújabb dél-bádeni terv is, mely ugyan csoport-beosztásában túlment a tizes kereten és az iratanyag besorolásánál a hivatali ügymenet helyett az egyes iratok tartalmi szempontjait vette figyelembe. *E rövid történelmi visszapillantás után már most tegyük vizsgálat tárgyává az. ésszerűsítési törekvések tendenciáiból kiolvasható közös vonásokat, szem előtt tartva a. már bevezetőben említett hármas irányú feladat-tagozódást. 1. Ügyvitel egyszerűsítés, racionális szervezés Az idevágó szakirodalom megállapításai szerint valamely közigazgatási, vagy vállalati szerv belső felépítésén, illetve ügymenetén csak abban az esetben lehet érdemleges újításokat, racionalizálást végrehajtani, ha a különféle szervezeti egységek hatásköre,. egymáshoz való viszonya világosan kirajzolódik és az egységek működéséből folyó feladatok megoszlását, elhatároltságát minden kétséget kizáróan le lehet rögzíteni. Legalkalmasabb módszer, ha e célok elérése érdekében külön szervezeti és az egyes feladatköröket feltüntető ügyviteli tervek állnak rendelkezésre, mert az ilyen sematikus segédletek nagyban megkönnyítik a szükségessé váló ésszerűsítéseknek a kellő időben és helyen történő végrehajtását. Bizonyos fajtájú szervek ügyosztályainak s ezek ügyköreinek, feladatfajtáinak a tervmintákban való tételes felsorolása zsinórmértékül szolgálhat azr. érintett jellegű szervek, illetve organizációs egységek ügymenetének gyakorlati kialakításánál, de ami még ennél is fontosabb, az ilyen szervezet és ügyvitel tagozódási tervek lehetővé teszik a hasonló, vagy azonos funkciókat végző szervek ügymenetének és belső szervezeti felépítésének egységesítését. E tézisekből indult ki Nordsieck is, amikor elkészítette a községek részére szánt egységes tervezetét. Ő a feladat-tagozódás alapjául a lakosság szükségleteit, igényeit vette figyelembe, így alakult ki rendszerében az úgynevezett közvetlen (a lakosságot érintő), 1 Dr. Fritz ífordsieck : Organisation und Aktenführung der Gemeinden. Stuttgart. 1949. 76—87.

1.