Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Lengyel Alfréd: Törekvések az ügyvitel és iratkezelés racionális megszervezésére Nyugat-Németországban / 141–149. o.

144 Irodalom feladatokat egybefogó nyolc főcsoport, melyhez első és utolsó Hauptgruppe-ként csatlakoztak a község általános és pénzügyi igazgatásából folyó, tehát közvetett feladatkörök. Elgondolásainak lényege abban állt, hogy egyforma jellegű, vagy rendeltetésű szervek esetében — mint amilyenek a községek — meg lehet valósítani az iratkezelés s rajta keresztül az ügyviteli szervezet egységesítését, ha a mindennapi élet alapján megállapított feladatfajták ésszerű és egészen aprólékos tárgyi csoportosítását sikerül összhangba hozni a tényleges gyakorlattal. Mintairatjegyzékében főcsoportokat, csoportokat és alcsoportokat különböztetett meg. Az iskolaügyet pl. a 2. főcsoportnak tette meg s minthogy szisztémájában a tizedes rendszerre támaszkodott, ezt tíz csoportra bontotta fel éspedig : általános iskola-igazgatás, népiskolák, középiskolák, magasabb tanintézetek, szakmai iskolák, szakiskolák, kisvárosi továbbképző intézet és egyéb iskolaügyek. — Az általános iskola-igazgatás csoportját azután a következő alcsoportokra osztotta : általános iskolajog, iskola-vezetés és fenntartás, általános oktatási ügyek, személyzeti kérdések. A keret természetesen a helyi viszonyoknak megfelelően további Untergruppe-k beállítását is lehetővé tette, ez esetben 6 feladatfajtával "bővítették helyi tervüket az érdekelt községek. Nordsieck érdemei elvi tat hatatlan ok s hogy rendszere ennek ellenére sem tudta a kitűzött célt elérni, abban a mögötte meghúzódott politikai szándékoknak is nagy részük volt, amelyek részben ilyen módon akarták az államigazgatási szervezet szinte kényszer .alapon való egységesítését létrehozni. A későbbi hasonló vonatkozású törekvések ezért okulva a példán, arra az álláspontra helyezkedtek, hogy megfelelő keret-tervek segítségével előbb az organizáció és ügyvitel korszerű kiformálását kell szorgalmazni, majd az iratkezelés rendszerének helyes kiválasztása mellett, a feladat-féleségeket szervenként rögzítő, részletes irattári tervek útján kell az ügykörök széles skáláját az ügyviteli szervezettel közös síkra hozni. Eberhard és Berner pl. ,,Verwaltungskundo" című munkájukban egy ilyen keret-tervnek adják a részvázlatát, mely a nagyváros igazgatását intéző szervtípus egy-két főosztályának strukturális összetételét mutatja, a hivatali ügykörök felsorolásával.

2 Eszerint a főpolgármester vezetése alatt álló I. főosztály az alábbi belső szervezeti megosztottságban végzi működését : 1. főigazgatási hivatal, 2. személyzeti hivatal, 3. útlevél, jelentkezési és választási hivatal, 4. jogügyi hivatal, 5. anyakönyvi hivatal, 6. számvizsgáló hivatal, 7. számvevőség, 8. adóhivatal, 9. városi pénztár. Az egyes hivatalok feladatkörei a következők : 1. Általános igazgatás, alkotmánnyal kapcsolatos kérdések, belső szervezés, posta •és távbeszélő ügyek, hirdetmények, információ, beszerzési ügyek, megszállási problémák, közületi szövetkezések és egyesületek. 2. Személyzeti ügyek, tisztviselők, alkalmazottak, fizikai dolgozók, hozzátartozók részére létesített intézmények. 3. Statisztika, választási ós jelentkezési ügyek, állampolgársági bizonyítványok, külföldiekkel kapcsolatos kérdések. 4. Jogszolgáltatás, törvénykezési kérdések, rendőrségi ügyek, jogszabályok, rendeletek, statútumok. 5. Anyakönyvi ügyek, másolatok, hitelesítések. 6. Pénztár vizsgálat ok, számadások ellenőrzése, zárószámadás felülvizsgálata, pénzkezelési okmányok folyamatos revíziója. 7. Pénzügyi igazgatás, háztartási ügyek, vagyonkezelés és hitelgazdálkodás, -személyi és tárgyi kárbiztosítás. 8. Adóigazgatás, adó- és illetékügyek, ellenőrző szolgálat. 9. Pénztár-igazgatás, pénzügyi jelenségek ós statisztikák, behajtási és végrehajtási ügyek. Természetesen más jellegű szervek részére is készültek és rendelkezésx-e állnak hasonló tervminták, melyeknek alapján azután a különböző típusú közhatóságok, vagy vállalatok összeállíthatják sajátos viszonyaik szem előtt tartásával legmegfelelőbb szervezeti és ügyvitelfelosztási tervüket (Organisations und Geschäftsverteilungsplan). Az általános követelmény az, hogy az ügymenetek egyszerűbbek legyenek, áttekinthetőbbekké váljanak, lehetőséget nyújtsanak pénzügyi, de főleg statisztikai vonalon a megkívánt összehasonlításokra, végül előkészítsék a talajt, megfelelő irattári rendszerek «és irattervek ésszerű felhasználásával, a rokon funkciókat végző szervek iratkezelésének, sőt igazgatásának egységesítésére. A szóban forgó tervek létrehozása mellett egyéb olyan szempontok követésével is -előmozdíthatok a szervezés és ügymenet í^acionalizálását célzó törekvések, melyek önmaEberhard—Berner : Veiwaltimgskunde. Konstanz. 1955. 22—23. 1.