Levéltári Közlemények, 30. (1959)
Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Lengyel Alfréd: Törekvések az ügyvitel és iratkezelés racionális megszervezésére Nyugat-Németországban / 141–149. o.
142 Irodalom ják s ha nyomon követjük eddigi próbálkozásaikat, vajon milyen irányelvek és szisztémák útján kívánnak. célt érni, úgy látjuk, hogy az ésszerűsítésekkel'kapcsolatos tendenciák: általában három síkon mozognak, illetve hármas irányt követnek : 1. a közigazgatási és vállalási szervek ügyvitelének egyszerűsítése, racionálisabb megszervezése, 2. az iratkezelés rendjének, legmegfelelőbb rendszerének kialakítása, 3. az ügyköröknek irattári tervek alapján való rögzítése és az ügyviteli szervezettel való összehangolása. HaBár ezek a célkitűzések látszólag egymástól függetlenek, a további vizsgálódások igazolni, fogják, hogy eredményes megvalósításuk egy-egy szerv" működési keretén belül csak. együttesen, vägy egymást kiegészítőén képzelhető el, tehát az elérendő főcél szempontjából a legszorosabb kapcsolatban állnak egymással. Mielőtt azonban a részletek taglalásába kezdenénk, vessünk vissza néhány.pillantást azokra a kísérletekre, amelyeknek gyökerei távolabbi időkre nyúlnak vissza s. áz iratkezelés egyszerűbbé tételére, sőt az egyöntetűség megteremtésére irányuló törekvések. komoly előfutáraikónt könyvethetők el. A századforduló előtti ABC rendszerű irattári tervek közül a Bieder Metzger-féle módosított összeállítás 43 tárgyi rovata már a szervezeti és egyéb változások figyelembe vételével készült a községek részére és célja az egységes iratkezelési rendszer kialakítása volt. Minthogy azonban alkalmazását illetően általános rendelkezések nem látták napvilágot, nem tudta rendeltetésszerű célját elérni. Hasonló sorsra jutott, bár lényegesen hosszabb élettartamú volt a belügyminisztérium által'kiadptt Külby-féle irattári terv (1904), mely a nem városias jellegű községek iratkezelési rendjét szabályozta. Ez az Aktenplan — egyébként sokban hasonlított az előbbihez — ÜélBadenben egészen 1950-ig volt érvényben, míg ÉszakBadenben kisebb-nagyobb változtatásokkal még a legutóbbi években is alkalmazták. Itt nem is a végrehajtással volt a baj, "hanem a terv alapjául szolgáló rendszerrel, amely az eredetileg kialakított fogalmi sorrend kiegészítését idővel csak nehézkesen, vagy félreértések árán tette volna lehetővé. A 20 tárgyi rovat a terv elkészültekor kimerítő keretet nyújtott, sőt a sajátos körülményekhez való alkalmazkodásra is módot adott, a hivatali és gazdasági élet rohamos fejlődésével azonban nem tudott lépést tartani. Ugyanez a helyzet állt elő a hivatalok iratkezelési rendjét szabályozó — szinten 1904-es — kormányrendelettel kapcsolatosan, mely a nagyobb városok irattári terveinek megalkotására is lehetőséget nyitott és általában minden Aktenplan esetében, amennyiben fő- és alcsoportjai az ABC szoros rendjéhez igazodtak, minden tárgyi osztályozás, tagolódás nélkül. Mindamellett elismerés illeti ezeket az egységesítési törekvéseket is,, mivel már jó korán felismerték az egyes közigazgatási szervtípusok közt fennálló, alapvető különbségeket, csupán rendszerük merevségének köszönhették, hogy lassanként elszakadtak a gyakorlati élet fokozódó követelményeitől. Főleg az első világháború éveiben, majd az utána következett időszakban volt ez erősebben érzékelhető, amikor a közhatósági szervek és magánvállalatok mindennapi ténykedésében teljesén új ügykörök alakultak ki s a bürokratikus ügykezelések egyre gyarapodó feladatfajtáinak besorolása szempontjából nagyon is hézagossá váltak az ABC rendszerű fogalmi lajstromok. A régi iratkezelési eljárások meddősége miatt tehát mindjobban szüksége mutatkozott annak, hogy valamilyen rijszerű, a változott viszonyoknak megfelelő, rugalmas iratrendezési szisztéma kialakításával, az ügyféleségek kellő tárgyi csoportosítása réven lehetővé váljék az irathalmazokban való könnyű és gyors eligazodás. A sokat vitat,ptt probléma légcélszerűbb megoldására a decimális alap alkalmazása kínálkozott, mely lehetővé teszi a rendszer gerincét képező fő- és alcsoportok tetszés szerinti bontását és a fogalmaknak a legaprólékosabb részletekig való tagolását. A tizedes tagozódásnak az iratkezelésben való bevezetése új távlatokat nyitott a múlt elavult módszereivel szemben s csakhamar széleskörű alkalmazásra talált. Nagy előnye, hogy felhasználásánál az érdekelt irattermelő szervek maguk állapítják meg az ügyviteli forgalmukban szükségelt tárgyi fogalmak szám jelzeteit. Éppen ezért a Zehner gliederung nem tévesztendő össze a Dewey által, eredetileg könyvtári szolgálatra szánt tizes osztályozással (DezimalKlassifikation), melynél minden szám már előre meghatározott és nemzetközileg elfogadott fogalom megjelölésére szolgál. E rendszernek az iratkezelésbe való átültetését azok a törekvések készítették elő, amelyek a rokon, vagy azonos funkciókat végző szervek regisztratúrájának egységesítését tűzték ki célul. A tizedes rendszer kifinomult alakzatának nevezhető és alkalmazása vitathatatlan gyakorlati előnyei folytán hasonló -mértékben terjedt a közigazgatás és vállalati ügyvitel vonalán egyaránt. — A decimális alap lemintázása mellett természetesen egyéb iratkezelési eljárások is kialakultak, főleg a gazdasági élet egyes területein— akár a numerikus, akár a kronologikus, vagy más szempontok szerint felépített irattári rendekre gondolunk, — de átütő és valóban maradandó sikert mégis csak a tizedes tagozódás, illetve osztályozás rendszere aratott, melyre egyébként a későbbiek során még részletesebben kitérek. :- ,.
