Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Sashegyi Oszkár: T. R. Schellenberg: Modern archives. Principles and techniques. Chicago, 1957. / 109–113. o.

110 Irodalom felmerülő kérdések, mint a belső levéltári munka módszerei. Művének három része közül az első — bevezető — részben a levéltárak és a levéltári anyag lényegét, jelentőségét, s a levéltárak más intézményekhez való viszonyát határozza meg, a második részben az irattermeléssel s annak ellenőrzésével, a harmadikban a levéltári belső munkával kapcsolatos kérdésekkel foglalkozik. Könyvéből a miénktől eltérő s lényegében mégis hasonló feladatok megoldását kereső amerikai ügyviteli és levéltári gyakorlatot sokkal világosabban ismerhetjük meg, mint az eddigi szakirodalomból. Az iratkezeléssel való beható foglalkozást Schellenberg azért tartja fontosnak, mert a levéltári technika módszerei mindenütt az iratkezelési gyakorlat által meghatározott módon alakulnak, sőt az elméletet is az befolyásolja. Így alkották meg a hollandok a proveniencia elvét a holland ,,archief" alapján, s fogalmazták meg a poroszok a maguk „Registraturprinzip"-jét a porosz irattári rendszernek megfelelően. Az angol „custody" elve is azon a módon alapult, ahogy az angol hivatalokban keletkezett regiszterek "és tekercsek az eredeti iratokhoz viszonyultak. Ha Schellenberg elméletének azt a sajátosságát akarjuk kielemezni, ami a speciális amerikai iratkezelési gyakorlatban gyökerezik, először ezzel a gyakorlattal kell megismerkednünk. Az USA kormányhivatalaiban aránytalanul nagyobbméretű irattermelés folyik, mint más polgári államok minisztériumaiban, ami részben a sajátságos amerikai iratkezelési rendszer következménye. Az iratanyag elhelyezése decentralizált : vannak ugyan f ile-room-ok, ahol az iratok egy részét tárolják, de ezeken kivül minden kisebb adminisztratív egységnek is vannak külön iratai, sőt az egyes előadóknál is kialakulnak kisebb-nagyobb irátsorozatok. Iktatás, irattári lajstromozás híján az iratok útját a hivatalokon belül nem tudják ellenőrizni, ehelyett annyi másolatot készítenek az iratokról, hogy minden ügyintézőnek jusson belőlük. Ez a rendszer tehát a modern sokszorosító eszközökön alapul. A szövetségi kormány szerveinek az iratkezeléssel kapcsolatos ügyeire a National Archives and Records Service felügyel. Ez része a General Services Administration-nek, amelynek feladata, hogy valamennyi kormányhivatal épület, ellátmány és irodaügyeit legfelsőbb fokon intézze. A National Archives and Records Service-nek felügyeleti joga van a kormányzati szervek iratai felett, iratkezelési módszereket dolgoz ki, gondoskodik a megőrzésre érdemes iratok biztonságáról, selejtezési szabályzatokat készít, és esetleg tárolja az iratokat, amíg azok a levéltárba nem kerülnek. Minthogy az irattermelés túlzott méretű, szinte állandó a törekvés annak csökkentésére, a funkciók, munkafolyamatok és iratkezelés egyszerűsítése révén. Időnként, ha a hivatali apparátus túl bonyolulttá válik, ellenőrzik a strukturális hibákat (Hoover Commission). A National Archives and Records Service is igyekszik az iratok születését korlátozni, s kezelésüket egyszerűsíteni. Az európai regisztratura-rendszer mellett, ha valamely új ügy kerül a hatóság elé, új ügyirat keletkezik. Ennek az ügyiratnak az útját irodáról irodára, előadótól előadóhoz ellenőrzik az irattárban. Az ügyben keletkező újabb iratokat egy példányban állítják ki, és csatolják az ügyirathoz. Az egész rendszer az irattermelésnek és az irat útjának ellenőrzését eredményezi s az iratok egyesítését alapszámok alatt vagy tárgyi dossziékban. Az amerikai rendszer mellett minden iroda számára, amely az üggyel foglalkozik, másolatot készítenek, ez a másolat pótolja az irat útjának ellenőrzését. Az Egyesült Államok egyes minisztériumaiban viszonylag korán felhagytak az iratok iktatásával. Minden egyes ügy iratait külön borítékba helyezték, de eleinte még a borítékokat folyószámokkal látták el, s egyszerű numerikus rendben tárolták. E numerikus rendszer mellett név- és tárgymutatókat kellett az iratokhoz készíteni. Később — a numerikus rendszert továbbfejlesztve — bizonyos tárgyi csoportokat alakítottak ki, s ezeket jelölték egy- vagy kétjegyű számokkal. Másrészt személyekre vonatkozó állagokat a személyek nevének betűrendjében helyeztek el. A betűrendet azután tárgyi ügyiratokra is alkalmazták, a tárgyi címszavak kezdőbetűjének alapul vételével. Az ilyen ,,önmutatós" rendszer feleslegessé tette indexek készítését. Minthogy az egyszerű betűrendes tárolásnál a legvegyesebb ügyek iratai kerültek egymás mellé, idővel felmerült a tárgyi címszavak bizonyos összevonásának, egységesítésének szüksége. Végül a numerikus és alfabetikus rendszerek mellett kialakultak logikai rendszerek is, a Dewy-fele decimális rendszertől kezdve annak különböző változataiig. Schellenberg szerint bármely rendszer alkalmazható, csak jól alkalmazzák; a hibák rendszerint az emberek hibái, és nem a rendszerekéi. A National Archives (a National Archives and Records Service közvetlen alárendeltségében) a szövetségi kormányszervek állandó megőrzésre kiválogatott iratait őrzi, és kezeli. Fondjainak lezáratlan volta, a kormányzati hierarchiában elfoglalt helye és a kormányszervek iratkezelési gyakorlata nagy mérékben meghatározzák munkamódszereit és közvetve a Schellenberg könyvében lefektetett elveket is.