Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Sashegyi Oszkár: T. R. Schellenberg: Modern archives. Principles and techniques. Chicago, 1957. / 109–113. o.

Irodalom 111 Az „iratokat" (records) Schellenberg így határozza meg : „Mindazok a könyvek okmányok, térképek, fényképek vagy más dokumentumok, külső alakjukra vagy jellegükre való tekintet nélkül, amelyeket valamely állami vagy magán intézmény a maga törvényes feladatainak intézése folyamán vagy saját ügyeinek intézésével kapcsolatban készített vagy kapott és őrzött meg, vagy tett félre maga vagy törvényes utódja által való megőrzés céljából, mint működésének, intézkedéseinek, határozatainak, eljárásainak, műveleteinek vagy másfajta ügyködésének bizonyítékait, vagy a bennük rejlő informatív értékekre való tekintettel." (16 1.) „Iratok" alatt tehát valamely irattermelő szerv iratainak összességét érti, amit nem nevez irattárnak, hiszen az Egyesült Államokban nem léteznek európai értelemben vett regisztraturák. Az iratanyag meghatározásánál két momentumot ragad meg, mint amely szerinte a „records" lényegéhez tartozik : az okot, amely az iratokat létrehozta, s összegyűjtésükhöz vezetett, és az értéket, amely miatt azokat megőrizték. A „levéltárat" viszont így definálja : „Valamely állami vagy magán intézménynek azok az iratai, amelyeket tájékoztatási és kutatási célokból állandó megőrzésre érdemesnek ítéltek és levéltári intézménynél helyeztek letétbe, vagy amelyeket ilyen letétbe helyezés végett kiválogattak." (Uo.). A levéltár szó többi értelmét Schellenberg kirekeszti a meghatározásból; azok jelölésére külön kifejezéseket használ (levéltári intézmény, levéltári raktár). Gyűjtemény értelemben a szót nem használja, a gyűjtemény jellegű archiválják kérdéseivel egyáltaláben nem foglalkozik, minthogy ilyeneket az amerikai közlevéltárak nem őriznek. Ezekkel a definíciókkal Schellenberg nem szándékozik egyetemes érvényű fogalom-meghatározásokat adni, csupán olyanokat, amelyek a modern iratokkal foglalkozó levéltárosok számára használhatóknak bizonyulnak feladataik megoldása szempontjából. Ezekből is látható már, de a későbbiek során egész elméletére jellemző a következő két körülmény. 1. Bármilyen sok és lényeges különbség van az egyes európai irattárolási rendszerek között, valamennyi az irattárnak munkájára épül. Ezzel szemben az amerikai „fiiing system" nem ismer irattárakat, csupán különböző adminisztratív részlegeknél létrejött iratokat, amelyeket sem iktatás, sem irattári jegyzék nem tart nyílván, csupán genetikus összefüggéseik fűznek egybe. 2. Gyűjtemény jellegű archívumokat az amerikai levéltárak nem ismernek, csak organikus felépítésű levéltári egységeket.. Az ilyen életközelségben működő levéltári intézmények a provenieneia elvét szinte maradéktalanul végre tudják hajtani. A levéltári és könyvtári anyag közötti különbséget jellemezve Schellenberg hangsúlyozta, hogy a levéltáros nem individuális iratokkal, hanem iratok aggregátumaival foglalkozik, s nemcsak az adatokat kívánja megőrizni, amelyeket az iratok tartalmaznak, hanem azt a módot is, ahogyan a hivatal, amely az iratanyagot létrehozta, működött. Más helyen kiemeli, hogy minden levéltári munka alapja az iratok elemzése. A levéltárosnak tanulmányoznia kell az iratok szervezeti és funkcionális eredetét, hogy provenienciájukat, tartalmukat és egymáshoz való viszonyukat meghatározhassa. Ez az analitikus tevékenység szerinte a levéltáros munkájának esszenciája ; a többi tevékenység mind ezen alapszik, s nagyjából fizikai jellegű. „The work of an archivál Institution is never ended. It is work for posterity in the double sense of being done for and by posterity" — mondja Schellenberg. — A levéltár munkája soha nem ér véget. Ez a munka az utókoré, abban a kettős értelemben, hogy érte végezzük, s neki hagyjuk. A levéltári iratok értéke szerinte kettős. Egyik a bizonyító értékük, az őket létrehozó szerv működésére és szervezetére vonatkozóan, a másik az iratokban rejlő informatív érték, azokra a személyekre és tárgyakra vonatkozóan, amelyekkel az illető hivatali szerv működése során foglalkozott. Az amerikai közlevéltárost mint a kormányzat emberét, elsősorban a bizonyító anyag érdekli, amely a kormányzat szervezetét és működését rögzíti. Ez az a minium, amit minden esetben meg kell őriznie. Az ilyen jellegű iratanyag Schellenberg szerint a kormányzat részére az adminisztratív bölcsességnek és tapasztalatoknak tárháza, a közigazgatást tanulmányozó számára pedig az egyetlen megbízható forrás. Az iratok ezt a tulajdonságukat csak akkor őrzik meg, ha eredeti összefüggéseikben meghagyják őket. Az informatív értékek szempontjából mellékes az, melyik hivatal iratainak összessége őrizte meg az adatokat. Ezek értékeléséhez a kutatási szakok, szükségletek és módszerek ismerete szükséges. Az egyes tárgyakra vonatkozó informatív anyagot minden más a tárgyra vonatkozó dokumentációs anyaghoz viszonyítva kell értékelni. A National Archives az őrizetére bízott iratanyagot ún. „record group"-okra osztotta fel. A „recörd group"-ok lényegileg a fondóknak felelnek meg, de meghatározásuk gyakorlati szempontú, és minden merevséget nélkülöz. A „record group" a hivata-