Levéltári Közlemények, 26. (1955)
Levéltári Közlemények, 26. (1955) - Szászi András: Adatok az Igazságügyminisztérium ügyintézésének történetéhez, 1867–1918 / 188–205. o.
202 Szäszi András érintkezése sokszor az írásbeliségre kényszerült. Ez a probléma e tanulmányban tárgyalt kor utolsó évében oldódott meg, amikor a minisztérium beköltözött a Markó utca 16. sz. alatti saját székházába. Irattározás. Az Igazságügyminisztériumban két irattárat szerveztek: külön elnöki irattárat az elnöki — és külön irattárat az adminisztratív osztályok iratainak. Az utóbbit közirattárnak, később az irattári rendszer után csoportirattárnak nevezték el. A csoportirattárból nőtt ki a minisztérium későbbi központi irattára, melynek magját nem a minisztérium legrégibb iratai, hanem a feloszlatott kormányszékektől: az udvari kancelláriától és a helytartótanácstól átvett, azok 1861. évtől keletkezett iratai képezték. A kezdeti években az irattár a kettős funkciójából: az iratőrzés és az őrzött iratoknak az ügyvitel rendelkezésére bocsátása, főként az utóbbi tevékenységet fejtette ki. A volt kormányszéki iratok kivételével nem voltak régi iratai, amik voltak, azok nagyrészére, mint előiratokra az ügyintézésnek állandóan szüksége volt, ezért az irattári munka az előiratok szerelésében merült ki. Az 1896. január 1-től érvényben volt ügykezelési szabályzat is, még irattári feladattá tette a határidők nyilvántartását és a sürgetési napló vezetését, valamint az azokról szükséges jelentések megtételét. A közirattár elhelyezése mintegy két évtizeden át sok jogos kívánnivalót hagyott. Az irattárat vezető Günter Károly segédhivatali igazgató 1872. szeptember 26-án a minisztérium elnökségéhez intézett előterjesztésében keserűen panaszkodott, hogy az irattár négy helyisége sötét, szűk, zsúfolásig tele iratokkal. Az előterjesztés szerint a négy helyiség közül az egyikben a helytartótanácsi és a kancelláriai, valamint az 1867—68. évi minisztériumi iratokat kupacokba rakva, a másik helyiségben az 1869—70. évi és az 1871. évi iratok egy kis részét, valamint az irattári jelkönyveket és a mutatókat, a harmadik helyiségben az 1871. évi iratok többi részét, s végül a negyedik helyiségben az 1872. évi iratokat őrizték, s ott folyt az iratkezelési munka is. Megfelelő férőhely hiányában jutott az iratokból a szekrények tetejére is. Az előterjesztésre válaszul az elnökség intézkedést igért, de lényeges javulást csak több mint egy évtized után a minisztériumnak a Földimívelés-, Ipar- és Kereskedelemügyi Minisztérium új épületébe való átköltözése eredményezett. Végül az irattári problémák 1918. évben oldódtak meg, amikor a minisztérium a Markó utcában épült saját székházába költözött, ahol a pincétől a padlásig minden emeleten tágas, világos, jól szellőztethető, beépített vasbetonállványokkal felszerelt irattári helyiségeket kapott az akkor már központivá lett csoportirattár. . A minisztérium az irattáraiban alkalmazott irattári rendszerekben a feloszlatott helytartótanácsnál érvényben volt irattári rendszereket követte. Az elnökségi irattárba tartozó iratokat 1867—1873. években tárgyuk szerint tizenkét tárgycsoportba sorolták és a tárgycsoportokat évente l-es római számmal újrakezdve, folyamatosan növekvő rendben, római számokkal jelölték meg. Egyik-másik tárgycsoportot még kisebb részekre tagolták és az úgy keletkezett részeket a római szám mellett A. B. C. betűkkel jelezték. Pl. I., I. A., I. B. Ha a részekre bontás megjelölésére az ABC sorozat betűi kevésnek bizonyultak, akkor az ABC-t újra kezdték, így került egymás mellé két azonos betű. Pl.: A. A., vagy D. D. 1847-től kezdve a római számok helyett az ABC egy-egy nagybetűjét használták egy-egy tárgycsoport iratainak megjelölésére. A betűjelek évente »A« betűvel újra kezdődtek és szoros ABC rendben folytatódtak. 1874-ben A—L., 1875—1877-ben AM., 1878—1890-ben A—O., 1900-ben pedig már U betűig terjedtek az irattári jelek. Mind a római számoknál, mind a betűjeleknél az 1890-es évek utolsó negyedéig bezárólag minden irattári jelhez egy-egy iratjegyzéket készítettek, amelyre sorszámok rendjében iktatószámokként feljegyezték az odatartozó iratokat, s az irattári jelen belül e sorszámok rendjében nyertek az iratok elhelyezést. Ilyen iratjegyzékek később már csak szórványosan fordulnak elő.
