Levéltári Közlemények, 26. (1955)

Levéltári Közlemények, 26. (1955) - Szászi András: Adatok az Igazságügyminisztérium ügyintézésének történetéhez, 1867–1918 / 188–205. o.

192 Szászi András hogy a minisztérium rendszeresített személyzete az adminisztrációs munka mellett képtelen a kor követelményeinek megfelelő reformokhoz szükséges munkák elvégzésére. Azok a munkák egyébként is olyan kitűnő szakismeretet kívánnak, amely csak megfelelő gyakorlattal rendelkező bíróknak és ügyészeknek van. 1918-ban, a tárgyalt kor utolsó évében, a minisztérium 39 rendszeresített tisztviselőjével szemben 53 volt a bíróságoktól, ügyészségektől minisztériumi szolgálatra berendeltek, illetve beosztottak száma, akik osztályokra beosztva rendszeresen fogalmazói munkakörben dolgoztak. Közülük kerültek ki a III. és a VIII. osztály osztályvezetői is. Nemcsak a fogalmazói szakon, hanem segédhivatalban is voltak beosztottak. Ezek száma ebben az évben elérte a hat főt... " A miniszteren és a 3 államtitkáron kívül 1918-ban 8 miniszteri tanácsos, 12 miniszteri osztálytanácsos, 11 miniszteri titkár, 6 miniszteri segédtitkár, 2 fogalmazó, 1 segédhivatali főigazgató, 4 segédhivatali igazgató és 29 segédhivatali tisztviselőből •állt az Igazságügyminisztérium rendszeresített személyzete. Ügykezelés. (Iktatás, mutató készítés). A minisztériumok visszaállításakor nem történt olyan rendelkezés, ami a minisztériumok ügykezelési rendjét meghatározta volna. Annak szabályozása nem is látszott szükségesnek. A feloszlatott kormányszékek személyzetét — kevés kivétellel a minisztériumokhoz osztották be, ahol a legtöbben az előbbi munkakörükkel azonos vagy legalábbis hasonló munkaterületre kerültek. Ezek az új munkahelyükre magukkal vitték és ott némi változtatással vagy változtatás nélkül meghonosították a megszokott munkamódszereiket s az ügykezelési formaságokat. így történt az Igazságügyminisztériumban is. Amikor a minisztérium megkezdte a működését, a minisztériumba érkezett iratokat tárgyük szerint két nagy csoportba sorolták. Az egyik csoportba az elnökségi, a másikba az ügyosztályok iratai kerültek. Hogy melyik irat melyik csoportba tartozott, azt az irat tárgya alapján a minisztérium ügybeosztásából állapították meg. Az ügybeosztás meghatározta az elnöki és az ügyosztályokba tartozó ügyféléket. Az így csoportosított iratokat egymástól elkülönítve, két helyen iktatták. Az elnökieket az elnökség külön iktatójában, a többieket a központi iktatóhivatalban. Az iktatás mindkét helyen azonos módon történt, csupán az elnöki iratokon annak jeléül, hogy az iratok az elnökséghez tartoznak, az iktatószám mellett ein. vagy E. jelzést alkalmaztak. Ezzel akadályozták meg a központi iktatás alá tartozott iratokkal való esetleges elkeveredésüket. Az elnöki iktatás az elnökségen äz elnöki titkár, később az elnöki segédhivatal vezetőjének irányítása és felügyelete mellett történt. A központi iktatóhivatal a minisztériumok egyik földszinti, erre a célra berendezett helyisége volt. Az iktatóhivatali munka két részre volt bontva: az egyik a szorosan vett iktatás, a másik a mutatókönyvek készítése volt. Mind a két munkát előre meghatározott munkafolyamatok betartásával arra előre kijelölt személyek végezték. A minisztériumba postán vagy küldönccel érkezett küldeményeket a központi iktatóhivatal vezetője vette át. A névre címzettek vagy bizalmasaknak jelzettek kivételével valamennyit felbontotta és a minisztériumi ügybeosztás alapján kezdetben az előadók, később az osztályok szerint csoportosította. Azután minden darabra rá jegyezte az előadó nevét vagy névkezdőbetűjét, később annak az osztálynak a római számát, hová tárgya szerint az irat tartozott. A névre címzett küldeményeket a címzetteknek, a bizalmasakat és az elnöki osztályba tartozó iratokat pedig kezdetben az elnöki titkárnak, később az elnökség vezetőjének kézbesítette. Az előadó, illetve osztályok szerint csoportokra osztott ügydarabokat — így nevezték az iratokat — a központi iktatóhivatal vezetője a postabontás és szétosztás után nyomban annak adta át, aki a központi-iktatóhivatalban az