Levéltári Közlemények, 14. (1936)
Levéltári Közlemények, 14. (1936) - ÉRTEKEZÉSEK - Kovács Lajos: A levéltár adminisztrációja / 37–44. o.
42 KOVÁCS LAJOS rélés, a jelzetben található daraboknak a térítvényen való felsorolása pedig az ellenőrzésre ad lehetőséget, hogy az aktából nem veszhetik el semmi. Szokásban van egyes helyeken, hogy a tisztviselők térítvény ellenében kölcsönöznek ki iratokat. Nyilvánvalóan célszerű az ilyen kölcsönzéseket is bevezetni a kölcsönzési naplóba és egy bizonyos idő eltelte után a vissza nem érkezett iratot sürgetni. Azok az ügyviteli munkák, melyekről eddig volt szó, túlnyomórészben nem igényelnek aktaszerű kezelést. Vannak azonban a levéltárnak oly ügyei is, úgy egyes hatósági szervekkel, mínt magánfelekkel, melyek túlmenően az egyes iratok használatával járó levéltári feladatokon, épúgy aktaszerű elintézést igényelnek, mint általában minden hatósági tevékenység. Még a kizárólag kebelbéli elintézést nyerő ügyek és feladatok közt is van olyan, melynek nem szabad feledésbe merülnie, mert szabályul szolgálhat a jövőre és — például a rendezési tervek — az egész levéltár használatát könnyítheti meg. A levéltári ügyvitel ezen részének, mint minden hivatali ügyvitelnek, a gerincét a hivatali iktató képezi. A hivatali iktató egyetlen levéltárban sem nélkülözhető. Nagyobb, vagy önálló levéltárban mindenütt vezetnek külön hivatali iktatót. Ebbe szokták bevezetni a kutatási engedélyeket, kölcsönzéseket, az új anyag átvételére vonatkozó iratokat, a szakvéleményeket, jelentéseket, hivatalos válaszokat, a felettes hatóságtól érkezett rendelkezéseket, másolatokat, a hivatal vezetőjének a saját hatáskörében tett intézkedéseit és mindent, ami ezekkel az ügyekkel összefügg. Ahol kisebb a forgalom, az iktatóba be lehet vezetni a darabtételenként szaporodó sorozatokhoz érkező újabb anyagot is, bár jobbnak látszik, ha minden egyes ilyen sorozatnak külön iktatója van. Természetesen a csak átfutó és technikai elintézést igénylő darabok iktatása fölösleges. (Pl. anyakönyvi utólagos bejegyzés elvégzésének a jelentése.) Ha azonban ezekhez és minden, a felettes hatóság számára átadott anyaghoz kézbesítőkönyv áll rendelkezésre, mód nyílik szükség esetén az átvétel megtörténtének igazolására és a kérdéses darab sorsáért való felelősség elhárítására. Az iktatókönyv természetesen csak úgy felelhet meg céljának, ha folyamatosan készül vele a használatát biztosító mutató. Akár könyvalakban készül ez a mutató, akár alfabetikusán rendezett cédulákon, egyformán megfelelhet a kívánt célnak»
