Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - ÉRTEKEZÉSEK - Kovács Lajos: A levéltár adminisztrációja / 37–44. o.

A LEVÉLTÁR ADMINISZTRÁCIÓJA 43 Az iktatást igénylő ügyek során említettük a levéltár által felettes hatósága részére készített szakvéleményeket. Szakvéleményt olyankor szoktak kérni a levéltárnoktól, mikor az iratokat nem akarják kiemelni vagy mikor a megvilágítást igénylő előzmények oly régi korba nyúlnak vissza, hogy a számbajövő íratok által okozott nyelvi és olvasási nehézségek folytán, valamint a jogintézmények átalakulása következtében csak a szakember láthat tisztán. Az alapos utánajárással készített, körültekintő szakvélemények már sok gyakorlati érdeket védtek meg és tudományos szempontból is megvan a jelentőségük. Teljesen indokolt tehát a szakvélemények iktatása és a levéltár ügyviteli iratai közt való megőrzése. Magánfelek levélbeli érdeklődéseire kutatás alapján készült válaszok megőrzése a mondottak alapján szintén kívánatos. Egyéb, magánfeleknek adott hivatalos válaszok megőrzésével biztosítható a netán az elsőt követő további érdeklődéseknek, kéréseknek egyöntetű elintézése. A levéltárban kebelbelileg elintézett ügyek dokumentumainak megőrzése annál nagyobb gondot kíván meg, mert ezeknek máshol, mint a saját ügyviteli irataink közt nem lehet nyomára akadni. Minden levéltárban előfordulhat, hogy másolatokat kérnek az ott őrzött anyag egyes darabjairól vagy azok meghatározott részeiről. Nem tartozik ide annak a problémának a felvetése, hogy az írott vagy a fényképezés útján készült másolat kiállítása felel-e meg jobban a célnak, mindössze azt kell megemlíteni, hogy manapság már a másolatok kiállítására vonatkozó iratok iktatása és megőrzése helyesnek bizonyult eljárás. A kiállított másolat teljessége kívánja meg, hogy a záradékból mindig kitűnjék az a jelzet, mely alatt az eredeti megtalálható. A levéltári iktatóba bevezetett és a levéltárban megőrzést nyerő ügyviteli iratok felállítása többfélekép szokott történni. Ahol a levéltár más hivatal kiegészítő része és közös iktató van, a levéltári tevékenységre vonatkozó íratok is az egyéb hivatalos iratokkal együtt őriztetnek. Nagyobb önálló levéltárban az ügyviteli íratok külön sorozatot képeznek. A fontos csak az, hogy bármelyik eljárás követése esetén mindent könnyen meg lehessen találni. Ezeken az általános, megítélésem szerint minden levéltárban előforduló adminisztrációs munkákon kívül egyes levéltárakban természetesen sajátos, a kérdéses levéltárak egyéni helyzetéből adódó adminisztrációs munkák is áll-