Levéltári Közlemények, 14. (1936)
Levéltári Közlemények, 14. (1936) - ÉRTEKEZÉSEK - Kovács Lajos: A levéltár adminisztrációja / 37–44. o.
A LEVÉLTÁR ADMINISZTRÁCIÓJA 41 mellől. Az iratjegyzék, mely az íratok jelzetét, az egyes jelzetekhez tartozó darabok, levelek számát és — ha hozzátartozik a jelzethez — az iratok tárgyát tartalmazza, az ellenőrzés célját szolgálja, ezért vissza kell jönnie. A kölcsönzésnek is van határideje, mely két hónapon túl lehetőleg csak kivételesen terjedjen. Kiállításra való kölcsönzésnél természetesen a kiállítás tartamára szól a kölcsönzés. A kölcsönzésekről pontos nyilvántartást készítünk, amely tájékoztat bennünket a kölcsönvevő nevéről, címéről, a kiadott darabok jelzetéről, a leszámolás adatairól, a kölcsönzés határidejéről. Kívánatos, hogy a nagyobb levéltárak külön kölcsönzési naplót vezessenek. Rendes körülmények között a felettes hatóság részére való iratátengedés szerelés formájában szokott végbemenní, amikor is a korábbi iratokat egy újabb, magasabb számú iktatmányhoz csatolják. A kiszerelt irat a túlnyomólag követett gyakorlat szerint nem kerül vissza eredeti helyére, arra azonban szükség van, hogy mindig tudni lehessen, hol található meg a szerelés után. Ha a szerelés beiktatást nyer a levéltári ügyviteli iktatóba, vagy — amennyiben a levéltár nem önálló hivatal és ügyforgalma csekély — a rendes hivatali ügyviteli iktatóba, s ha ezenkívül megtörténik annak a számnak, melyhez az iratot csatolni kellett, a megfelelő helyen abba a mutató- és iktatókönyvbe való bevezetése is, melynek segítségével az addig nálunk fekvő előzmények megtalálhatók voltak — mindig lesz rá lehetőség, hogy az irat sorsáról, új helyéről tájékozódhassunk. Elvi szempont, hogy az irat végleges kiszerelése esetén nem kerül a helyére térítvény. Ha a kiszerelendő iratok nem kapcsolódnak szervesen az újabb ügyhöz, a szerelés lényegében kölcsönzés jellegét veszi fel s iratunkat feltétlenül visszaköveteljük és eredeti helyén őrizzük tovább is. Jó, ha az ilyen irat bemutatása oly jelentés kíséretében történik, melyből az iratot átvevő hatósági szerv tudomást szerez vísszamutatásí kötelezettségéről. Az ilyen szerelések megfelelő nyilvántartása lehetővé teszi, hogy szükség esetén ne maradjon el a sürgetés. Ahol sok ilyen szerelés fordul elő, külön könyvet szoktak vezetni róluk, bár a kölcsönzési naplóba való bevezetésük is megfelelő nyilvántartásul szolgálhat. A visszavárólagosan szerelt irat helyére az iratcsomóba tett térítvény hívja fel a figyelmet arra, hogy oda egy iratnak vissza kell térnie s a térítvényen feltüntetett jelzet biztosítja, hogy a visszahelyezésnél nem történhetik elese-
