Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - ÉRTEKEZÉSEK - Kovács Lajos: A levéltár adminisztrációja / 37–44. o.

40 KOVÁCS LAJOS tok felesleges rongyolódását, kopását idézné elő. Azokról, akik kutatási engedélyt nyertek, jó egy állandó megőrzésre szánt jegyzéket vezetni, amely később adminisztrációs munkánkban is segítségünkre leitet, de a levéltár tudományos értékesítésének is érdekes statisztikáját nyújtja, Még kisforgalmú levéltárban sem felesleges, ha a kutatóval kérőlapra jegyeztetünk fel minden általa kért darabot. Ezeket a kérőlapokat tanácsos megőrizni, mert megkönynyíthetí a kutatásokat, ha nyoma marad annak, milyen iratokat használtak kutatóink az egyes tárgykörökben. A kíntlevő anyag könnyebb ellenőrzése szempontjából a kutatónak nem tanácsos újabb anyagot adni addig, míg a kintlevővel nem végzett, de a kutatás menetének gyorsítása céljából előkészíthetjük az újabb kérőlapon felsorolt anyagot. Ez az előkészítés, mint minden levéltárnok jól tudja, az őr jegyek megírásán és az anyag kikeresésén kívül egy meglehetősen időrabló, de el nem hanyagolható gépies munkából áll: az íratok leszámolásából, A leszámolás szükséges az együvé tartozó iratok rendjének megőrzése érdekében és azért is, hogy semmi ne mehessen veszendőbe. Sajnos, találkoznak néha olyanok, akik levéltári anyaggal nem tudnak elég kíméletesen bánni, sőt még az enyém-tied elvét sem tisztelik. A leszámolás terén különféle szokások találhatók, egységes rendszert nehéz előírni, mert az irat alakja, terjedelme és sajátos viszonyai egész egyéni megszámozást kívánhatnak. A fontos csak az, hogy az esetleges megcsonkítás a leszámolás alapján mindig megállapítható legyen. Egyébként értékes vagy megrongált anyag használata esetében célszerű különleges feltételekkel és megszorításokkal élni. Jó, ha a kutató tisztában van azzal, hogy a részére kiemelt és általa félretett anyag bizonyos meghatározott, túlhosszúra nem szabott időn túl a helyére rakatik. A levéltár anyagából igen gyakran kell külső használatra, tehát a levéltár helyiségein kívülre adnunk anyagot. Ez történhetik tudományos intézménynek és felettes hatóságunknak a folyó ügyvitelhez, A korábbi anomáliákkal szemben ma már szigorú követelmény, hogy magánfélnek külső használatra, sőt az előadókhoz való szállításra sem adhat a levéltár semmit. A tudományos intézmények számára való kölcsönzésnek nincs semmi akadálya és postán is küldhető az anyag, ha nem képvisel speciális értéket. A kikölcsönzésnek is különféle módszerei vannak, a fontos az, hogy az iratjegyzék ne maradjon el az elküldött íratok