Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - ÉRTEKEZÉSEK - Kovács Lajos: A levéltár adminisztrációja / 37–44. o.

A LEVÉLTÁR ADMINISZTRÁCIÓJA 39 kezesünkre és hogy azok könnyű szerrel legyenek visszahelyezhetők. Nem felesleges talán arra is rámutatni, hogy a kiemelt íratok mindjárt visszahelyeztessenek, amikor már nem szükségesek, mert egyébként a tapasztalat szerint olyan ,,limbus"-ok támadhatnak belőlük, amelyekkel később nehéz boldogulni. Ilyen limbusokból későbbi rendezés során gyakran keletkeztek önálló levéltári sorozatok. A gyakorlat más ügykezelési módszert teremtett meg arra az esetre, ha a kiemelt irat bent a levéltár helyiségeiben használtatik s mást, ha a levéltár helyiségein kívül használtatik. A levéltár helyiségében való használatra leginkább a kutatók részére történik iratkiemelés. Kevés levéltár van abban a helyzetben, hogy az ilyen anyagot külön, állandó felügyelet alatt álló helyiségben bocsássa a kutató rendelkezésére, de ahol ilyen nincs is, a felügyeletet a levéltárnokok akkor sem hanyagolják el. Természetesen minden levéltárnok gyakran kerül abba a helyzetbe, hogy tudományos kutatása, vagy valamely folyóügy részére iratokat emeljen ki, s természetesen könnyelműség és a levéltár rendje tekintetében magát hamarosan megbosszuló volna, ha a levéltárnok a maga részére való kiemelésnél nem tartaná be azt a szoros rendet, mint a más számára való kiemelésnél. Általános, minden esetre és mindenkire szóló érvényes követelményként fogadhatjuk el, hogy minden egyes kiemelt írat helyére őr jegy helyezendő. Ez vezet el bennünket a mégis vissza nem helyezett irathoz, s ez győz meg bennünket a visszahelyezéskor arról, hogy valóban jó helyen járunk. Az egyes levéltárakban más és más az őrjegyek alakja és más azok kiállításának rendszere. A minimum itt az lehet, hogy az őr jegy viselje magán annak az íratnak a jelzetét, melyet ott átmenetileg képvisel és tüntesse fel azt a helyet, mely mostani, átmeneti helyét jelöli meg. A tudományos célból kutatóknak minden levéltárban a kutatás megkezdése előtt előbb engedélyt kell szerezniük, amikor is pontos adatok vétetnek fel a kutató személyéről és a kutatás tárgyáról. Ez adatok birtokában módunk van a levéltárat fenntartónak és általában a köznek érdekeit megvédeni és ez adatok birtokában módunk van a kutatótól az olyan anyagot távoltartaní, melynek tervezett vagy célzott felhasználása a közérdeket veszélyeztetné, vagy amelyek nem vonatkoznak a kutatás tárgyára, s így kikeresésük csak felesleges munkát okozna és az íra-