Levéltári Közlemények, 14. (1936)
Levéltári Közlemények, 14. (1936) - KISEBB KÖZLEMÉNYEK - Bottló Béla: A lengyel levéltárnoki tanfolyam kiadványai / 246–253. o.
KISEBB KÖZLEMÉNYEK 251 16 §-ból álló rendelet szakít a régi sor- és alapszámrendszerrel és helyette az iratoknak tárgyszerinti csoportosítását vezeti be, mert ez az ügymenet gyorsabb és tárgyszerűbb lebonyolítására vezet. A teljesen modern racionalizált munkamódszer alapján vezeti végig a hivatalban az ügyiratot állandóan szem előtt tartva a modern kornak a közhivatalokkal szemben támasztott igényeit: az ügymenet legyen szociális, a polgárok érdekeit tartsa szem előtt, az ügyek elintézését ne gátolják formalitások és a feleket ne küldözgessék szobáról-szobára. Több felelősségérzetet visz a tisztviselő munkájába, ami által öntudatosabbá teszi és szabályozza a kölcsönös bizalmon és együttműködésen alapuló ellenőrzést. Lengyelországban a hivatali ügyek beosztása majdnem mindenütt az ú. n. tízesrendszer alapján történik. Ennek keresztülvitele céljából elkészítették az ügyiratok tervszerű, tárgyszerű, állandó és a hivatal ügykörével szoros összefüggésben levő csoportosítását. Lehetetlen azonban olyan új rendszert megteremteni, mely a régi rendszernek minden előnyét megtartva annak összes hibáit kiküszöbölje, arról lehet csupán csak szó, hogy a régi rendszer bizonyos előnyeit az új korok új követelményei által kívánt új előnyökért feláldozzuk. Manteuffel a hivatalok ügyíratbeosztásával, a modern igazgatás egyik alapelemével foglalkozik. Az ügyiratokat állandó tárgy szerint osztályozzák s az osztályozás minden tételének külön és állandó jelzete van. Manteuffel füzetében rövid áttekintést kapunk a középkori okleveleken található feljegyzésektől kezdve az újkori számrendszeren alapuló irat jelzetekig az iratok elhelyezésének módozatairól, majd a tárgy szerinti elhelyezések rendszereiről, melyek tökéletes formájának tartja a Dewey-féle tizesrendszert. Felbecsülhetetlen előnyeit eddig különösen a könyvtárakban juttatták érvényre, előnye a szinte végtelen elaszticitás, mert az egyes csoportokon belül is szinte végnélkül növelhetők a csoportok és így a jelzetek. A cso w portosítás célja az ügyiratoknak olyan szétválasztása, mely teljesen kiküszöböli a tárgyi mutatók használatát, lehetővé teszi a megfelelő csoport gyors megtalálását és a vonatkozó előíratok kapcsolását. Ezért kell a csoportoknak állandóaknak és élesen kŐrülhatároltaknak lenníök. Amenynyiben azonban egyesek hasonlítanának egymáshoz, úgy utalólapokkal kapcsoljuk őket egymáshoz. Az egyes csoportba, tételbe való beosztást mindig az ügy előadója, mint az ügyíratnak legjobb ismerője végzi s ő végzi az előbb
