Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - KISEBB KÖZLEMÉNYEK - Bottló Béla: A lengyel levéltárnoki tanfolyam kiadványai / 246–253. o.

252 KISEBB KÖZLEMÉNYEK már ismertetett „A" és ,,B" csoportba való beosztást is. Az egyes tételeket nem esetlegesen, hanem logikus elgondolás alapján kell megállapítani, ami nemcsak lelkiismeretességet, hanem az adott hivatal ügyiratai jellegének és a hivatali fogalmak pontos tartalmának ismeretén alapuló szaktudást is feltételez. A nagyobb csoportokat tárgyimutatóval is el kell látní. Az új rendszert nem kell egyszerre bevezetni, hanem bizonyos időn át — legjobb egy éven keresztül — kipróbálni. Nem elég azonban csak elkészíteni a csoport jegyzéket és azután a sorsára hagyni, hanem állandóan ellenőrizni és javítani kell, mert különben kárba vesz az egész munka. A csoport jegyzék alapján történik az ügyek regesztrálása és ezzel indul meg a hivatalos ügymenet, amely kérdéssel Siewierski foglalkozik, A modern iratkezelési rendszer az ügyiratok regesztrálását és azok elhelyezését öszszekapcsolta, azaz az előbbit ez utóbbival helyettesítette, amit azáltal lehetett elérni, hogy az iratokat a már ismertetett csoport] egyzéknek megfelelő sorrendben helyezik el, nem az egyes darabokat tehát, hanem az ügyeket regesztrálják, mégpedig minden ügyet csak egyszer. Ismerteti ezután a regesztrálásnak különböző formáit, melyek a szerint nyernek alkalmazást, hogy milyen célokat kell a regesztrálásnak szolgálnia. Ha az ügyek névszerinti nyilvántartása a fontos, akkor névszerinti regesztrálást készítünk és kronologikus regesztrálást csak akkor alkalmazunk, ha valamely szempontból az ügyek beérkezési sorrendjének nyilvántartása a fontos. A regesztrálást cédulákon végezzük, mert ezeket át lehet rakni új sorrendekbe. Ismerteti a lengyel közigazgatás által használt különböző mintákat. A hivatalok ügymenete természetesen minden hivatalban más, s így egységes eljárást előírni nem lehet. A hivatalok jó működésének mindenesetre feltétele az illető hivatal ügykörével szoros összefüggésben levő jó és gyors ügymenet megállapítása. Moraczewski az iratoknak összevarrására vonatkozólag ad tanácsokat. Az ügyiratok összevarrásának vannak pártolói, de ellenzői is. Mellette szól, hogy megmarad az ügyiratok sorrendje, nehezebben romlanak és egyszerűbb az ellenőrzésük. Legjobb megoldása az ügyiratok összetűzésének, ha azt az irattárban hozzáértő tisztviselő felügyelete alatt hozzáértő altiszt végzi, s ha a szükséges anyagokat közvetlenül a hivatal szerzi be. Majd ismerteti az irat összetűzésénél szükséges fonalat, tűt, árt, derékszög-