Szabó Bence: Egy eltűnt levéltár nyomában. Adalékok az MSZMP Bács-Kiskun megyei archívumának történetéhez. Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. 58-76.
S^abó Bence A pártarchívumba érkező iratok feldolgozását, rendezési munkáit az iratanyag „előtörténetének”, állapotának felmérése és a megfelelő módszer kiválasztása előzte meg. A kiválasztott fondot vagy fondcsoportot érintő feldolgozó, rendszerező munka jövőbeli feladatait, célkitűzéseit, módszereit a közlevéltárakhoz hasonlóan a rendezési terv foglalta össze. Ezt követve, a mélyebb archívumi feldolgozás folyamán kerülhetett sor az archívum legkisebb levéltári alapegységeinek, az őrzési egységeknek a kijelölésére. Az őrzési egységeket az iratok belső összefüggései alapján ügykör, tartalom, tárgy, típus vagy szerzők szerinti kontextus alapján képezték. A 250 lapnyi terjedelmet meghaladó, szervesen összefüggő irategységek további kisebb tételekre, kötetekre vagy dossziékra is tagolódhattak. A rendezési alapelveknek megfelelően egyazon őrzési egységbe lehetőség szerint azonos zárt kezelést jelölő minősítéssel ellátott iratokat tagoltak be. Különböző minősítésű irategyüttesek esetén a legmagasabb fokú titkosítás volt a teljes őrzési egységre nézve az irányadó. Az anyag tartalma, illetve a kibocsátó szerv hierarchiája alapján kaphatott bizalmas, szigorúan bizalmas, illetve titkos minősítést. Regisztratúra jellegű fondok esetében az őrzési egységek sorrendjének kialakítása több rendezési elv alapján is történhetett, melyek az alábbiak voltak: 1. Strukturális-kronológiai elv: a fondképző szervezeti felépítése, ezen belül korszakok alapján történő csoportképzés 2. Kronológiai-strukturális elv: évek, ezen belül szervezeti felépítés szerinti csoportosítás 3. Funkcionális (munkaterületi) — kronológiai elv, vagy ennek fordítottja Gyűjteményes fondok kialakítása során fondképzők szerinti, funkcionális, tárgyi-tematikai, kronologikus sorrend, vagy ezek kombinációja adta a rendezési elvet. Őrzési egységen belül többnyire a kronológiai sorrend jutott érvényre, melyet az iratok keletkeztetésének dátumai jelöltek ki. Az összetartozó dokumentumrészek, több ügyiratdarabból, mellékletből álló iratok a rendezési szabályzat szerint együtt maradtak, az alapirathoz csatolódtak. A dátum nélküli iratok az őrzési egység végére kerültek. A kronologikus rendszer mellett alkalmazható elv volt a földrajzi bontás, vagy személynevek ABC szerinti rendjének kialakítása is, de lehetséges volt iktatószám szerinti rendszert is meghatározni. Az őrzési egységek formai—technikai kialakítása során a dokumentumokat dossziékba helyezték, melyek fedőlapját egységes nyomtatványminta alapján készítették el. A dossziéba helyezett őrzési egységnyi dokumentumot lapszámozással látták el. A pártszervek irattári anyagaikat elvileg rendezetten, jegyzékkel ellátva, a selejt eltávolításával adták át a pártarchívumok számára. Az átvett iratok között azonban továbbra is maradtak olyan irat fajták, melyektől levéltári selejtezést követően kellett megszabadítani a maradandónak értékelt anyagot. Selejtnek minősültek a duplumok, valamint a felsőbb pártszervek irattári anyagaiban tükröződő iratfajták. A pártarchívumban kezelt iratanyag regisztrálására, az elvégzett rendezési munkák megjelölésére a levéltári nyilvántartások szolgáltak, melyeket egységes formai megjelenés és tartalmi követelmények alapján készítettek: ■ Őrzési egység leltár ■ Belső leltár ■ Napirendi jegyzék ■ Katalógus ■ Mutatók ■ Selejtezési jegyzőkönyv 68
