Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

nyag megnevezése" rovatban csak az anyag tárgyát és évkorét feltüntetni ("X. Y. személyi irathagyatéka /1 903- 1973/. "), mert ezzel azt vállalnánk, hogy az eredeti iratokat vettük át. A BN ugyan nem helyettesíti az átadás-átvételi jegyzőkönyvet, amelyben az előbbiekben emiitett pót-adatoknak természetesen szerepelniök kell, de azzal ellentmondásban sem lehet; az átvett anyagra vonatkozó adatoknak a két helyen egyezniök kell. Egyébként gyakran előfordul, hogy az archívumba az anyag kísérőlevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv nélkül jérkezik. Azt a tényt, hogy a beérkezett anyag formailag nem hiteles, ajánlatos szintén ebben a rovatban feltüntetni. (Az archivum természetesen csak olyan anyagot vesz át őrzésre, amelyet hitelesnek fogad el, de a hitelesség magán az anyagon esetleg nem tűnik ki formailag is; ezekre az esetekre gondolok.) Ilyen leginkább a visszaemlékezésekkel fordul elő. A visszaemlékezés esetleg írójának halála után, aláiratlanul kerül be az archívumba, formailag tehát nem hiteles. Az archivumvezető megítélése szerint azonban fontos forrásanyagot képez és el kell helyezni az archivum visszaemlékezésgyűjteményében. A BN "az anyag megnevezése" rovatába ebben az esetben ugy ajánlatos bevezetni, hogy "X. Y. elvtárs visszaemlékezése ... megye épitőmunkás mozgalmaira 1900-1945. (1973. Nem hitelesített)". A beérkezés keltét minden esetben az évszám, a hónap betűvel irt neve és a nap száma jelenti. A beérkezés kelte azonos a BNba történő bevezetés keltével. Az "anyag elhelyezése" rovatba a teljes archívumi jelzetet kell irni, ahová a beérkezett anyagot elhelyezzük. Hogy ez a fondszámon kivül mit tartalmaz, az természetesen attól függ, milyen szintig van az adott font rendezve. A beérkezett anyagot - ritka kivételtől eltekintve, amelynek mindig nyomós indokának kell lennie -