Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.
Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról
olyan állapotba kell hozni, amilyenben az a fond van, amelyhez kerül; ha pl. egy rendezett fond valamelyik őrzési egységébe kerül az irat besorolásra, meg kell adni az őrzési egységen belül a lapszámokat is, amelyeket az uj irat. kapott. Miután szabály, hogy a behozott anyagot 48 órán belül be kell vezetni a BN-ba, természetesen előfordulhat, hogy a bejegyzéskor még nem tudjuk a pontos jelzetet beirni; az anyag besorolásakór azonban a BN-ba beirt hiányos jelzetet ki kell egésziteni. Összefoglalva: a BN-ba olyan jelzetet kell az "anyag elhelyezése" rovatba beirni, amely külön kutatás nélkül lehetővé teszi az adott beérkezett anyag megtalálását. Amennyiben a beérkezett anyag az archívumban több jelzetre kerül, a BN-ba valamennyi jelzetet be kell írni. A BN-ban ajánlatos még egy rovatot vezetni, "megjegyzés" cimmel. (Az "Útmutató ..." ezt nem teszi kötelezővé, gyakorlatban azonban jól bevált.) Melyek azok a leggyakrabban előforduló esetek, amikor ezt a rovatot vezetjük? Pl. a beérkező anyag egy átadás-átvételi jegyzőkönyvvel' érkezik, de besorolásra több fondhoz kerül. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet ezek közül csak az egyik fond dossziéjában tudjuk elhelyezni; hogy ez melyik, azt a "megjegyzés" rovatban tüntetjük fel. Ugyanitt szoktuk feltüntetni, ha a beérkezett anyagot később az archívumból végleg kiadjuk, a Kimenő anyagok Naplójának (KN) számát is. A "megjegyzés" rovatban kell aláírással v. kézjeggyel feltüntetni azt is, ha a BN rovataiba beirt szövegen, számokon javítani, változtatni kell pl. elirás miatt. Pl. : a "mennyiség" rovatba véletlenül Ifi őe-t irtunk, javítani kell 18-ra. A számot áthúzzuk, föléirjuk a helyes számot, és a "megjegyzés" rovatba beírjuk: "A 3. rovatban javítottam. SzG. ". Amennyiben a beérkező anyag nem olyan szervtől jön, amely az MSZMP Titkárságának határozata alapján levéltárérett anyagait az archívumba adni köteles, a BN "az anyag megnevezése" rovatába ajánlatos az
