Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

amellyel az archivum elszámolni köteles. Gyakran előfordul a Központi Pártarchivurnban, - s erre valószínűleg a helyi archívumokban is találhatunk példát - hogy olyan anyagokat kérnek tőlünk, amelyeket soha nem vettünk át. A rendetlenül, hiányosan vezetett nyilvántartás az ilyen esetekben valószínűsítené a felvetést, hogy az archivum a rábízott anyagot elkeverte, s saját hibájából nem tudja előadni. A nyilvántartás az archivum munkájának tükörképe: kiindulópont a munkához, de ugyanakkor az elvégzett munka mutatója - ezt a dialektikus egységet kell a nyilvántartás vezetésekor szem előtt tartani. Az archivum nyilvántartásának pontos vezetése teszi lehetővé, hogy az archivum időben fel tudjon készülni a történeti értékű anyag archívumba történő átvételére, az ügykezeléssel időben felvegye a kapcsolatot, a begyűjtendő anyag nyilvántartásba vételét, raktári el helyezését, stb. kellően előkészíthesse; lehetővé teszi annak biztosítását, hogy minden levéltárérett anyag időben az archívumba kerüljön, ne keveredjen, ne feledkezzenek meg róla. Az archívumnak számot kell tudnia adni minden őrzésbe vett anyagról, bár ez a kötelezettség természetesen csak ritkán jelentkezik jogi esetként. Nap mint nap jelentkezik viszont az archivum másik alapvető feladatának teljesítése közben: az anyag felhasználhatóságának biztosítása formájában. Az arohivum akkor képes a kutatáshoz, a párthatározatok kidolgozásához, stb. a szükséges dokumentumokat maximálisan biztosítani, ha anyagainak őrzésében pontos, átgondolt és a nyilvántartásban jól tükröző rendszer van, ha minden anyag ennek a rendszernek megfelelő, szabatos, pontos helyén van lerakva, s helyét a nyilvántartás dokumentumai megmutatják. A nyilvántartás belső rendszere az anyagok levéltári feldolgozásának rendszerén alapul. Tartalmaznia kell tehát mindazokat a dokumentumokat, amelyek az anyag rendezésével kapcsolatban keletkeztek. Az anyag.archívumon belüli sorsának regisztrálásán tul a nyilvántartás azokat a körűimé-