Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

sa terén. A nyilvántartás alapja: az anyagok egységes őrzési rendszere, meghatározott és állandó terminológia használata, a rendszeren belül valamennyi anyag levéltári jelzettel történő megjelölése, a jelzések, jelölések állandósága. A Központi Pártarchivum nyilvántartási szabályainak írásba foglalása most van folyamatban. Alapjait az 1950-es évek közepén dolgozták ki, s jelenlegi formája 1965 tavasza óta van érvényben. Miután a Központi Pártarchivum gyűjtőköre szélesebb, mint a helyi archívumoké, igy nyilvántartása is szerteágazóbb. A munka alapelvei azonban nálunk is ugyanazok, mint a helyi archívumok nyilvántartásában. Ezért hasznos lehet, ha az "Útmutató" VI. A levéltári anyag nyilvántartása c. fejezetével kapcsolatban néhány kérdésben megpróbálom az eddigi tapasztalatok felhasználásával részletesebben megvilágítani ázott leírtakat. Az archivum nyilvántartásának alapvető feladata az átvett anyag megőrzésének, védelmének biztosítása. Az archivum minden iratról, amelyet az érvényes párthatározatok alapján átvett, a jelennek és a jövőnek elszámolással tartozik. Ezeket bármikor elő kell tudnia adni, s olyan rendben kell tartania, hogy az anyag fizikai megóvása mellett - ami külön munkaterülethez tartozik - az anyag belső rendjét is feltárja; az anyag megkereséséhez tehát olyan leírásokat kell készíteni, és olyan rendszert kell felállítani, amely lehetővé teszi, hogy ne csak a raktárban őrzött iratok elsőtől az utolsóig történő átnézéséve] lehessen megtalálni valamit, hanem a nyilvántartás az anyagról vezetett pontos dokumentumokkal a kereséshez jó segítséget tudjon adni. Másik oldalról is fennáll a nyilvántartás ilyen "biztosító" szerepe: az archivum felel minden anyagért, amelyet őrzésébe vett - de csakis azokért. A nyilvántartás okmányai mutatják meg, mi .az az anyag,