MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).

ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek

MoReq2010

® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 23 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva Az MCRS csak attól a ponttól képes ezeket a jellemzőket biztosítani, amikortól a nyilvántartott irat ténylegesen létrejött az iratkezelő rendszerben. Amint azt az ISO 15489 is megállapítja: „Az iratokat abban az időpillanatban kell létrehozni, amikor a tranzakció vagy a hozzá kapcsolódó esemény bekövetkezett, esetleg nem sokkal ezek után, olyan személyeknek, akik beható ismeretekkel rendelkeznek az adott területről, vagy olyan eszközökkel, amelyeket az adott tranzakció lebonyolításához rutinszerűen használnak.” (ISO 15489-1:2001, 7.2.3). Ez alapján tehát nyilvántartott irat két módon jöhet létre:  Egy személy hozza létre  Egy eszköz hozza létre A MoReq2010

®-ben természetes személyek és ügyviteli rendszerek egyaránt tekinthetők potenciális „felhasználóknak”, és rendelkezhetnek nyilvántartott iratok létrehozásához szükséges jogosultsággal. Egy MCRS-nek lehetnek csak emberi felhasználókhoz, illetve csak ügyviteli rendszerekhez fejlesztett interfészei, de lehet mindkettő is. A fenti jellemzők mellett egy iratkezelő rendszerben nyilvántartott iratnak rendelkeznie kell hozzárendelt metaadatokkal is. A metaadatokat az ISO 25489 a következőképpen definiálja: „a nyilvántartott irat kontextusát, tartalmát, struktúráját, valamint eseménytörténetét leíró adatok összessége”. (ISO 15489-1:2001, 3.12). 1.4.4. Entitások és szolgáltatások Az MCRS-ek a nyilvántartott iratokat entitásként kezelik. A nyilvántartott irat azonban csak az egyike a specifikációban definiált entitástípusoknak. A nyilvántartott iratok mellett a MoReq2010® több eltérő típusú entitást is meghatároz. A MoReq2010® definiálja például a „felhasználó” entitástípust, amely a rendszerhez hozzáféréssel rendelkező felhasználókat reprezentálja, és egy „irattári tétel” entitástípust, amely a besorolási séma elemeit szimbolizálja, és így tovább. Az entitástípusok teljes listája megtalálható a 14.2-es Entitástípusok fejezetben. Habár az MCRS által kezelt entitástípusok különbözőek, a MoReq2010® igyekszik ezeket egységesen kezelni, legalábbis a metaadataik formája, eseménytörténetük és hozzáférési jogosultságaik kezelése, valamint életciklusuk követése tekintetében. A többi információs rendszer entitásaival ellentétben, az MCRS-beli entitások nem csak névlegesen, hanem fizikailag törlődnek, a helyükön azonban egy ún. „maradványentitás” képződik. A maradványentitások fontos elemei az iratkezelő rendszernek, azt jelölik, hogy annak idején azon a helyen egy entitás állt. Az ilyen elemek nélkül lehetetlen lenne egy régi nyilvántartott irat történeti kontextusának helyreállítása. Az MCRS-en belül az egyes entitástípusokat más-más szolgáltatások kezelik a „szolgáltatásalapú architektúra” elvei szerint. (lásd 2. Rendszerszolgáltatások):  A felhasználó és csoportentitásokat a felhasználó és csoport szolgáltatások kezelik (3. Egyedi felhasználók és felhasználói csoportok kezelése)  A szerepköröket a szerepkör szolgáltatás kezeli (4. Felhasználói szerepkörök és jogosultságok kezelése)  Az irattári tételeket a besorolási szolgáltatás kezeli (5. Besorolási Szolgáltatás)  A nyilvántartott iratokat és nyilvántartott iratok aggregációit az iratkezelési szolgáltatás kezeli (6. Iratkezelési Szolgáltatás)  A metaadat szolgáltatás a metaadatokat és a metaadat mintákat kezeli (7. Metaadat Szolgáltatás)  A selejtezési ütemezés szolgáltatás a selejtezési ütemterveket kezeli (8. Selejtezési Ütemezés Szolgáltatás)