Állományvédelmi ajánlás. Szerzők: Czikkely Tibor, Káli Csaba, Orosz Katalin, P. Holl Adrien, Szlabey Dorottya. 2017, 150 oldal
9. Levéltári iratok mozgatása
zelési gyakorlatára. A külső munkatársakban tudatosítani kell a levéltári anyag különleges értékét, pótolhatatlanságát, továbbá azt, hogy az iratok tárolási helyén nem szabad dohányozni, enni, inni, ételt tárolni. • Meg kell tiltani, hogy a szállítók egymásnak dobálják a szállítandó egységeket. • Meg kell határozni, hogy hány egység helyezhető egymásra, és kikötni, hogy azok vízszintes vagy függőleges helyzetben maradjanak. • Meg kell tiltani, hogy a szállítók kinyissák a csomagokat. • Meg kell követelni, hogy ha egy csomag kinyílik, azonnal értesítsék az illetékes levéltári dolgozót. • A szállításért felelős levéltári és külső illetékes rendszeresen konzultáljon a munka tapasztalatairól, és döntsenek az esetleg szükséges változtatásokról. • A szállítók munkáját folyamatosan ellenőrizni kell, mert még a jó szándékú emberek is megfeledkezhetnek a szabályokról. A sikeres költözést alapvetően meghatározza a jól átgondolt szállítási szerződés, és az abban foglaltak szigorú betartása. Legyenek a fontos részletek kidolgozottak, de szükségtelen követelményeket nem szabad megfogalmazni, mert az felesleges költségeket és lassúságot okozhat. A potenciális vállalkozóknak meg kell mutatni a szállítandó anyagot, annak tárolási módját, a régi és az új épületet, továbbá referenciát kell kérni korábbi költöztetési munkáikról. A szerződésben rögzítendő szabályok: • A szállítók munkájának ellenőrzési módja. • A szállított raktári egységek nem sérülhetnek meg és újabb jelölések nem kerülhetnek rájuk. • Csak a levéltár által jóváhagyott anyagok szállíthatók. • Milyen napokon és mettől meddig történhet a szállítóeszközök töltése és ürítése. • Az épületen belül és környezetében mikor és hol tevékenykedhetnek (liftek használata, méretbeli és terhelési korlátok, forgalmi nehézségek). • Stabil munkacsoportra kell törekedni, amelynek tagjait betanítják a speciális feladatra, és kizárják őket a munkából, ha nem tartják be az előírásokat • Ha a költöztető cég egyéb feladatokat is ellát (például portalanítás, csomagolás) ezekhez milyen előírásokat kell betartania. 96
