Állományvédelmi ajánlás. Szerzők: Czikkely Tibor, Káli Csaba, Orosz Katalin, P. Holl Adrien, Szlabey Dorottya. 2017, 150 oldal

8. Levéltári iratok átvétele, rendezése, kezelése, raktári elhelyezése

Az iratanyag kezelése során, a vele való fizikai érintkezés miatt alapvető fontosságú a tiszta, száraz kéz, sőt az érzékeny anyagok esetében (például fotók, filmek, pergamenek) a fehér pamutkesztyű használata is elkerülhetetlen. Etel, ital, tisztítószerek, éles felületű eszközök és általában minden olyan eszköz és anyag, amely ténylegesen, illetve potenciálisan károsíthatja a levéltári anyagot, az azzal való munka során nem lehet annak közelében.

Egylapos iratok kezelése, használata esetén, azok egymásra helyezésekor mindig a nagyobbak kerüljenek alulra. Ezeket a lapokat (például térkép) mindig két, átlós sarkuknál megfogva - lehetőleg két személynek - kell mozgatni, de még ajánlatosabb egy alátét kartonlapot használni. Különösen a nagyméretű és nehéz könyvek tárolása, kezelése igényel nagy körültekintést. Ezeket a polcra állítva, gerincükkel kifelé kell elhelyezni, a deformálódás elkerülése érdekében használjunk sorvégi könyvtámaszt. A nagyméretű köteteket vízszintesen helyezzük a polcra, maximum hármat-négyet téve egymásra. Gerinccel felfelé soha ne helyezzünk a polcra köteteket, mert idővel ez a könyvtest kiszakadását vonja maga után. A könyv soha ne lógjon ki a polc síkjából. A könyv tartós nyitva tartását speciális támasztékkal segítsük elő, amely kilencven foknál nagyobb nyitottsági szöget nem tesz lehetővé. A kötetet ne a saját súlya tartsa (teljesen) nyitva, mert ez károsodást okozhat.

8.5. A levéltári anyag kutatók általi használata

A levéltári anyag kutatók általi használata fokozott állományvédelmi szempontú odafigyelést igényel. A kutatótermi szabályzat általános betartatása mellett különösen figyelmeztetni kell a kutatókat a következőkre: táskát, kabátot, ételt, italt semmilyen körülmények között ne vigyen a kutatóterembe. A lehető legkevesebbszer érintse meg a levéltári anyagot, keze tiszta legyen, vagy időnként tisztítsa meg. Jegyzeteléshez grafitceruzát használjon, távolabb a levéltári iratoktól. A sérült vagy megsérült iratot ne próbálja javítani. Lehetőleg a kutatásra kért iratanyag legfeljebb egy hétig maradjon a kutatóban vagy kondicionáló helyiségben. Sérült vagy erősen károsodott iratok a kutatók részére állományvédelmi okból nem adhatók ki.

8.6. A levéltári anyag másolása

A legtöbb másolás a kutatói használattal, illetve az ügyfelek részére történő másolatkiadással, valamint biztonsági célú másolatkészítéssel függ össze. Az utóbbi eset kivételével, az eredeti levéltári 91