Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
A leírás elemei 3.1 AZONOSÍTÁSI ADATCSOPORT Cél: A leírási egység egyértelmű azonosításához szükséges adatok és legfőbb jellemzők megadása 3.1.1 Jelzet Cél: A leírási egység egyedi azonosítására alkalmas kód, a leírás összekapcsolása a leírás alapjául szolgáló levéltári anyaggal. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoporti Fondcsoport2 Fondcsoport3 Fondcsoport4 Fond Állagcsoport Állag K K K K K KKK Szabály: A jelzet elemei:- Az országnév kódja (ISO 3166-1 alpha-2): HU- A levéltári intézmény alfanumerikus azonosítója- A leírási egység jelzete: a törzskönyvi nyilvántartás szerinti törzsszám, jelzet. Megjegyzés- A levéltári intézmények alfanumerikus azonosítóit külön szabvány határozza meg. Ameddig ilyen szabvány nem lép érvénybe, az egyes intézmények azonosítóikat maguk határozzák meg, ügyelve annak egyedi és egyértelmű voltára.- A levéltári egységek jelzetét az általános levéltárak és a települési önkormányzatok levéltárai a fondszerkesztésről szóló Ajánlás alapján, a többi levéltár a fondszerkesztés általános elvei és saját hagyományai alapján alakítja ki. A jelzetek megadásának, közlésének módját célszerű külön szabványban rögzíteni.- Amennyiben a levéltár a fondfőcsoporton belül a szabványban meghatározott fond feletti leírási egységeket alakít ki, ezekről leírást készít, illetve nyilvántartó rendszerében szerepelteti, ezeket is el kell látni egyedi azonosítóval. (Lehetséges megoldás, hogy az azonosító a leírási egység alá tartozó fondok törzsszámainak körére utal.) 3.1.2 Cím Cél: A leírási egység megnevezése. 7
