Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
Alkalmazás Fondfőcsoport Fondcsoportl Fondcsoport2 Fondcsoport3 Fondcsoport4 Fond Állagcsoport Állag K K K K K K K K Szabály: A leírási egység címe a hierarchiában fölötte elhelyezkedő leírási egységek címével együtt legyen alkalmas az adott levéltári egység egyértelmű azonosítására és fejezze ki annak a levéltári hierarchiában elfoglalt helyét Regisztratúra jellegű fondok címe tartalmazza a fondképző szerv, szervezet, család vagy személy nevét. Amennyiben az iratképzö neve működése során megváltozott, a fond neve a levéltárban őrzött iratokra nézve utolsó, illetve a leírás készítője által legjellemzőbbnek ítélt névre (kitüntetett névalak) utaljon. A többi névalakot a Kontextus adatcsoport Az iratképző(k) neve (3.2.1.) leírási elemben tüntessük fel. A cím a fondképző nevének kitüntetett névalakjával kezdődjön, előtte nem állhat névelő. Családok, személyek esetén a rang, nemesi előnév, egyéb előtag (dr., ifjabb, özvegy stb.) a név után, vesszővel elválasztva szerepeljen. Idegen nyelvű személynév esetén a családnév álljon első helyen, a keresztnév, felvett név vesszővel elválasztva ez után szerepeljen. Gyűjtemény jellegű fondok címe a gyűjtemény jellegére, kialakításának alapjára utaljon. 3.1.3 Idő(kör) Cél: A leírási egység időkörének meghatározása. Alkalmazás Fondfőcsoport Fondcsoportl Fondcsoport2 Fondcsoport3 Fondcsoport4 Fond Állagcsoport Állag K K K K K K K K Szabály: A leírási egység időkörét évkör vagy évszám meghatározásával adjuk meg. Regisztratúra jellegű fondok esetében az évkört a fondképző működésének, létezésének évköre, vagy amennyiben a ténylegesen meglévő iratok időköre ennél szűkebb, ezeknek a kezdő és záró éve határozza meg. Amenniben a fond tartalmaz a fondképző működési, létezési idején kívül keletkezett iratokat, akkor ezek időkörét a fond keletkezésének kezdő, illetve záró évét követő szórvány időkörként kell megadni. Amennyiben a nyilvántartó rendszer lehetőséget ad az időkörhöz megjegyzés fűzésére, akkor célszerű a fondképző létezési időkörén kívül eső iratok mennyiségéről és jellegéről rövid szöveges tájékoztatást is adni. Emellett külön megadható a jellemző időkör (folyamatosan vagy jelentős mennyiségben meglévő iratok), illetve a töredékes és szórvány iratok időköre. 8
