Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)
5. Fára József: A magyar iratselejtezés
gyen levéltári szemszögből tekintv. ez a "szükséges rossz" ~, gondoskodnunk kell az iratanyag mennyiségének megfelelő módon való csökkentéséről , annak a raktárakból való eltávolitásáról. Ez a "szükséges rossz" bizonyos szempontokból tekintve hasznos is. Hasznos elsősorban azért, mert az iratanyag mennyiségének megfelelő módon való csökkentésével felszabadul az a hely, amelyet az addig elfoglalt: hozzáférhetőbbé válik a megmaradó értékes anyag; felszabadul az. a személyzet, amely eddig az eltávolitott iratanyagot kezelte, s ilyképpen lehetővé válik, hogy a felszabaduló helyet uj iratanyag elhelyezésére vehessük igénybe és a személyzet szaporitása nélkül^ biztosithassuk az uj iratanyag kezelését. De ezeken túlmenően a népgazdaság érdekeit is pozitív módon szolgáljuk, mert az eltávolitott iratok papíranyagát visszaadjuk a gazdasági életnek. Ezek szerint tebát az irattermelés folytonos növekedésével felmerülő ezeket a kérdéseket ezidő szerint a legmegfelelőbben ugy oldhatjuk meg, ha az iratok egy részét az irattári, levéltári őrizetből eltávolítjuk, azaz: selejtezünk* Miben áll a selejtezés? Mint a bevezetőből tudjuk: minden irat bizonyos célból, meghatározott rendeltetéssel jön létre. Amint az irat ezt a célját elérte, eredeti rendeltetését betöltötte, felvetődik a kérdés; van-e az iratnak eredeti rendeltetésén túlm enően további rendeltetése is e Ha van, akkor továbbra is megtartancTó, ha nincs, semmi sem indokolja annak további megtartását. Tehát az iratokat meg keli vizsgálni, hogy eredeti rendeltetésük betöltése után van-e további- rendeltetésük is s vagy sem. Ehhez a vizsgálathoz azonban szükségünk van bizonyos meghatározott mértékéé, megállapított szempontokra, amelynek, illetőleg amelyeknek tekintetbe vételével megállapíthatjuk az iratnak további rendeltetését, tehát megtartásának, megőrzésének az indokát* Szükségünk van továbbá annak a szabályozására, hogy ez a vizsgálat mily módon történjék meg, tehát a vizsgálat módját is meg kell állapitanunk. Tudnunk kell továbbá azt, hogy a vizsgálat eredményéhez képest mi legyen a megvizsgált irat további sorsa,, Mindezek együttvéve adják a selejtezés műveletét. Azaz a selejtezés oly művelet^ amelynek folyamán az eredeti rendeltetésüket betöltött ira'ío kat a megadott szempontok szerint való átvizsgálás alapján értékeljük, a további rendeltetéssel bíró iratokat megtartás céljából kiválogatjuk és elkülönítjük azoktól az iratoktól, amelyekről megállapítottuk, hogy eredeti rendeltetésüket betöltve a toyábbőrzés szükségessége nem all fenn; az előbbieket állandó, tartós őrizetbe vesszük, az utóbbiakat pedig, iratjellegüktől való megfosztás után, gazdasági célokra való felhasználásra a raktárhelyiségből eltávolítjuk. Az iratselejtezés alkalmazásának helyes és eredményes volta, vagyis hogy minél kisebb károkozással járjon az, függ attöl, hogy tudjuk-e azt kellőleg és megfelelő módon szabályozni es hogy az alkotott szabályokat kik és hogyan alkalmazzák.
