Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)
5. Bakács István: Levéltári segédletek
adat a kutató számára> ha valamely állagról, amely tárgyánál. fogva közelebbről érdekli, megtudja : . b" ;y ne 5 vagy 5oo iratcsomó, mert előzd esetben vállalkozhat darabszán szerinti átnézésére, nig az utóbbi esetben kényszerül az - esetié * nagyon hiányos és fagyatekos segédletekhez ferdülnie Mig az egyes iratokról készült jegyzékek az iratok jelzetét tüntetik fel, ataely magán az ügyiraton amúgyis szerepel, csomó .jegyzék ^esetében nagyon fontos, hegy magukon a csomókon ugyanazok a sorszánok szerepeljenek, mint amilyenek a .jegyzékbe kerülnek* A csomó jegyzéket ezért nem helyes egyedül késziteni ? hanem rendszerint ketten készítik* kon egyszer a csomó jegyzék a raktárkezelő munkáját is megkönnyíti;, mer ti nem kell magukon az irat fedő táblákon végigkeresgélnie a magfelelő jelzetet, hanem a csomó jegyzékből pillanat alatt megállapíthatja, hogy a kérdéses iftit pi« az %% iratcsonóban van s igy a raktárban már ahhoz az állványsorhoz megy, ahol az 5oo-as sorszámú iratcsomók vannak e Voltaképpen iratjegyzéknek minősíthető a kérőlap? a kisérőlap, hasonlóképpen a selejtezési jegyzék, Alapelvs hogy a jegyzéken pontos jelzetek szerepeljenekj hogy minden félreértés, tévedés kiküszöbölhető legyen. (Tehát nemcsak az irat jelzete, hanem az állag p.eetos megjelölése s adott esetben közelebbi adat, pl c kibocsátó, év feltüntetése is szükséges,) A jegyzékek különleges formája. . az n áttekintő jegyzék*, amely a kutatót ^van hivatva tájékoztatni egyes levéltári egységekben őrzött iratok tárgyköréről. Az áttekintő jegyzéknek voltaképpen három'fajtáját koszitjüki Az első, amikor egy lajstromozott iratanyaghoz készítjük, minthogy - amint mondottuk - a lajstromozás tárgyi csoportról tárgyi csoportra halad, s ilyenkor a jegyzék tartalmazza a tárgyi csoportok összefoglaló megjelölését,, (.Pl a a Levéltári Közlereényekben megjelentre Zichyj, Rudnyánszky ; , stb c családok áttekintő jegyzéke.) Készítünk áttekintő jegyzéket olyan iratanyagról is ? amely lajstromozva vált ugyan, de a lajstromkönyv valamely okból megsemmisült; elveszett,stb. Ilyenkor feltüntetjük a jegyzékben.? hogy_ az egyes csoportokban levő iratok hogyan sorszámoztattak s meiy számú iratok hiányoznak. Végül a^harmadik esetben egy lajstromozatian iratanyaghoz készítünk a rendezés befejeztével ilyen áttekintő jegyzéket. Mindhárom esetben alapelv, hogy nomádjuk az évkort, a tárgyat pedig nem egészen, általánosságban jelöljük megj hanem iparkodunk a tárgyhoz a kutatót minél közelebb hozni 6 (Tehát nem elég a községnév ínegf eiölése, meg kell mondani, hogy összeírások, birtokjogi iratok, netán birói számadások?stb* vannak az illető tárgyi csoportban^) At áttekintő jegyzékhez szerkezetileg teljesen azonos módon készül a* tétellajstrom 5 Ennek lényegéről már előző előadásunk egyikében beszéltünk,. A tétellajstrom a tételekben mint tárgyi csoportokban levő iratok tárgykörét jelöli meg* Minthogy tétellajstromot valamely hivatalszerv iratanyagáról készítünk, amely hivatalszerv évről-évre iratokat termelt> egy-e;;y tétel kerotó-be tartozó nagyobb mennyiségű irat is keletkezhet egy-egy évben, itt tehát évenkint készítjük el a tétellajstromotc Természeteseb. a tételek a kübdnböző ezekben más és más tárgykört öleinek fel, tehát a tétüllajstromokat imgy évenkint csoportosítjuk, vagy tárgykörönkints ilyenkor me padjuk, hogy egy-egy évben melyik tétel tartalmazza a szóbanforgó, tárgykörbe tartozó iratokato A tótűllajstrom is> mint az áttekintő jegyzék, nem szorítkozhat
