Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)
5. Bakács István: Levéltári segédletek
A városok - amelyek feltekenyen vigyáztak kiváltságaikra - a feudális urakkal f a kereskedelmi szabadságukat fenyegető más városokkal szénben állandóan okirataikra támaszkodtak, ezeket tehát már Igén korán Jögy• zékelik, a királyi városok pl. toár a XV* században c Bírósági JegyzGN* könyve^, végrendeletek, ozámadáskeVry vek, céhszabály.>atok a városi levéltárakban igen korai időkből maradtak ránk. Rendszeres iratkezelést és levéltári rendet a XVIII. szo-ig azonban ezek sem ismerteké .A le Írattok, kiváltságlevelek, velük kötött szerződések lajstromozását s ezzel összefüggő mutatózását n XVIILsz- végen is csak felsőbb rendelkezés alapján hajtják végre, A bíróságok ügyviteli irataiknál hamar átveszik az iktatást, a irutfőtételekbe való besorolás rendszerető Pereikhez rendszerint a felperessek rendjében készítenek lajstromokat, gyakran a folyószámok (s nem^ szoros abc) rendjében Sutátokat, porfölvételi jegyzékeket, perjegyzekéket , stb Q A vállalati levéltárak legföljebb a jogbistositás, a kereskedelmi szer"ződések, tehát az üzletmenet szempontjából fontos iratok jegyzetelését? illo mutaeózását végzik el, ez utóbbit i3 n sokkal könnyebben kezelhető kartotékrendszer formájában. Irataikat segédlettel általában nem látják el, nem egyszer az üzletfelek abc-rendjében csoportosítják csak no iratokat s igy a szükséges irat minden segédeszköz nélkül meg található^ Ha iktatóKönyv van is, külön mutatót nem készítenek, minthogy az ügyiratokát tárgyi szempontból csoportosítván, a kívánt iratot n tárgy megjelölése alapján a megfelelő tárgyi csoportban nagyobb fáradság nélkül megtalálják, • * Az irattárakban? ill, a régi levéltárakban kialakult segédkönyvtipusok ismeretében kell megvi zsgálaunk azokat a segédleteket, amelyeket a ma levéltárnoka készít el, hogy az anyagban való tájékozódást elősegítse a Elsősorban meg kell állapítanunk, hogy a segédlet készítése minden esetben tudományos munkának minősíthető: vagyis nem a dolgozó besorolásaj hahem az elvégzett munka az, amit tudományosnak kell minősíteni, A segédletkészítés-mindenkor az anya^ alapos ismeretén*ill, • a'kutatás érdekeinek szolgálatában történik.;Tágabb értelemben mindaz, ami az anyagban való eligazodáshoz hozzásegít bennünket, segédletnek nevezhető. Mégisi az alap- és ismertető leltárakat nem nevezhet: jük segédletnek, mert ezeknek féladata az állagok összetételéről, az '. állagban található iratanyag jellegéről való tájékoztatás s nem a tató adott : kutatási irányának megfelelő adatok levéltári jelzetéinek rendelkezésre bocsátásOo. A levéltárakban készülő segédletek ötfélék: ^jegyzékek, lajstromok, másolat-gyűjtemények, tematikai feltárások és mutatóké A jegyzék az irat vagy oratcsoport legáltalánosabb sajátosságát^adja s voltaképpen inkább léveltár-Ügykezelési célból, semmint a 'kutatók^tájékoztatása céljából készül-V A jegyzék általában külsőleges raktári egységekről tájékoztat s semmit ^em segit annak felismeréséhez., hogy a szébanforgé irat milyen tárgykörre vonatkozólag, ad f,• IV11ágo s it á s t 9 •Nem egyszer "iratjegyzék" formájában a legkisebb egységről^ az ügy- t iratról készül s kölcsönzéseknél,'kutatásra ^valé rendelkezésre bocsátásnál készülnek: céljuk az egyes iratok számbavétele* naktári egysegek szerinti jegyzék, a csbmé je'gyzék, amelyet, szállitásná 1 , ,3tb c . késsltehek a,amelynek colja a raktári egységek számbavétele, tehát ellenőrzés céljából készülnek. Természetes,.hogy adott esetben nagyon fontos
