Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)
6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése
5. munkamenet. Ha a mutatókönyvbe való bevezetés megtörtént, akkor a levéltáros az aktákat előkészíti a végleges megőrzésre. Áz egyes aktákat csomagolópapírba teszik és átkötik ugy, hogy mindenkor könnyen nyithatók legyenek. Ezenkívül ügyelni kell arra, hogy az aktacsomóknak ügyes formája legyen ^ és a fedőlapjukon megfelelő számozással láttassanak • el... A- •• számozás egységesen lehetőleg gummibelvégzővel történjék, ha erre nincs lehetőség, kielégítő vörös vagy kék ceruza használata. Ezekután az^aktacsomókat a részükre meghatározott állványon helyezzük el. lazán egymás fölött kell • feküdniök- és lazán egymás mellett állni ok, hogy könnyen kihúzhatók legyenek. Amennyiben az iratok rendezőben -maradnak és azt nem töltik ki maradéktalanul, begyűrődnek, hosszabb tárolás után könnyen kapnak u.n./^ez kétségkívül igen csúnya/ szamárfület. A csomagolás és az feliratok egysége nemcsak esztétikus látvány, hanem-a levéltáros gondosságáról és feladata megértéséről tanúskodik. Tanácsos volna ezért, ha a vállalatvezetés a levéltár berendezésénél meghatározott alapelveket állapitana meg, amelyek kezdettől fogva .egységes kezelést biztosítanak; Erre nézve mindegyik tartományi levéltár ad útbaigazítást, /l.a 28. . 1-n:. "üzemi levéltári .s-zerveseti szabályzat/. • .'. Q+>* Kartotékok felfektetése azt a célt szolgálja, hogy ezáltal az aktSkban talalhato-anyagot" magának a vállalatnak, de" a tudománynak és kutatásnak is rendelkezésére lehessen bocsátani. Áz egyes események és .fontosabb tények kiértékelése révén a vállalati levéltár mindenkor abban a helyzetben van, hogy a kivánt anyagot azonnal rendelkezésre adhatja és esetleges -kérdéseket gyorsan megválaszolhat. Éppen ezért .ajánlatos bizonyos eseményeket kartonokon összefoglalni. Vannak tárgyi, személyi, valamint időrendi kartotékok, amelyek-tartalmat, aktamegjelölést és őrzési helyet foglalnak magukban. • • A kartonlapok ne legyenek nagyobbak 14 1/2 x-10 1/2 cm-nél. Előálli'thatók közönséges irópapiron 3 átütéssel. Szükség szerint sokszorosíthatók, hogy az anyag minden tekintetben való feldolgozását lehetővé begyek. Utalókartonok könnyítik a kartotékok használatát. Az aktaanyag teljes feldolgozása, nagyon fáradtságos munka, de a vállalat részére rendkívül kifizetődő és jól gyümölcsöztethető. Különösen központi levéltárral és -főhivatású levéltárossal rendelkező nagyobb 'vállalatoknál jön ez számításba. a/ példa. . Tárgyi-kart otékok. Szerződé sek, Lehmann Erich 192','. Tartalom: Szállítási szerződés gépekre Fa.E.Lehmann céggel, Berlin, 1927. május 16-án. Jegyzet: 2/16/558. Lelőhely: 2., rekesz, 3 polc. . S A magyar szabvány 7.5 x 12.5 cm méretet ad meg. Magyar viszonylatban ajánlatos est a méretet használni. /Kiadó megj./
