Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése

b/ példa. Személyi-kartotéké Szerződések, Lehmann Erich 1927. • • • Tartalom: szállítási szerződés gépekre Fa.E.Lehmann céggel, 3erlin, 1927. május 16-án. Jelzet: 2/16/553. • Lelőhely: 2 rekesz, 5 polc. c/ példa. Időrendi-kartoték. Szerződések, Lehmann Erich 1927. • • . Tartalom: Szállítási szerződés gépekre Fa.E.Lehmann céggel, Berlin, 1927. máius 16.-án. Jelzet: 2/16/558. Lelőhely: 2 rekesz, 3 polc. Ezek után az első kartotéklap /a.példa/ besorolható az anyagcsoportok szerint 'ABC-be szedett rovatba SZ-szerződések alá. A második kartotéklap /b.példa/ az ABC szerint rendezett személyi kartoték közé sorolandó L-Lehmann alá, mig a harmadik kartotók-lap /c, példa/ időrend szerint rendezve 1927. évnél találja meg helyét. A kronologikus kartotékoknál ajánlatos el és végül a napot bevezetni. /1927. először az évet, majd a hónapot 5. 16./ IV. Műszaki üzemi levéltárak. Valamely üzem műszaki részlegénél /tervezőirodák, építési irodák és hasonló műszaki irodák/ a kereskedelmi iratok kezelése azonos az üzem többi osztályainak iratkezelésével. Más azonban a helyzet a tervekkel, vázlatokkal, rajzokkal, térképekkel és hasonlókkal. Ezek nem kezelhetők aktákként és különleges gondozást, megőrzést igényelnek. Acélműveiméi, gépgyáralmái és haiógyáraknál természetszerűleg rajzok ezrei fordulnak elő, melyeket rendezni, jegyzékelni és anyagcsoportonkint gyűjteni kell. Amig a napi munkához állandóan használják őket, és igy mindig kéznél kell'lenniük, az üzemi levéltárban nem helyezhetők el. Éppen ezért a kérdéses üzem tervezőirodáján maradnak és önálló tervtárat képeznek mindaddig, mig a mindennapi használatban nélkülöznetőkké válnak. Ac. szekrényekkel és polcokkal szemben. Ajánlatos a rajzokat fekve vagy akasztva, polcokon őrizni. Ennek előnye a/ nagyobb számú rajz helyezhető el, mint göngyölt rajzok esetében, b/a rajzok rongálódásának veszélye a minimumra csókken, és c/ világosan és tökéletesen áttekinthető, ami könnyűvé teszi a megtalálást. Különösen érzékeny rajzokat szoros, cca 10 mm széles ragasztószalaggal kell körülfogni, hogy ezáltal növeljük tartósságukat. Minden eredeti példány eivszerüen elkülönítve őrzendő a másolatoktól, fénymásolatoktól, fotókópiáktól s egyéb másodpéldányoktól.