Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)
4. Bakács István: Levéltári rendezések
Igy pl. a külügyminisztérium iratanyagának rendezésekor tabellát készítettek, amelyen feltüntették, hogy az egyes ügykörök a minisztérium melyik osztályának hatáskörébe tartoztak. Sz abbéi a szempontbél is igen hasznos, mert ha az ügyiratok mellékletein esetleg ninosenek rávezetve az iktatószámok, irattári jelzetek, akkor az iratok tárgyából következtethetjük ki, hogy melyik ügyosztály iratai mellett helyezendók el. iiert a z ilyen jelzettelen mellékleteknek az ügyiratuk mellett való elhelyezése osak abban az esetben lehetséges, ha minden tekintetben megfelelő mutatók állanak rendelkezésünkre, A folyamodványok esetében ugyanis a mutató egyszer a folyamodó nevét, más esetben magát az állást jelöli meg, amelyre a folyamodó pályázott, esetleg osak egész általánosságban utal a folyamodványra s igy a mutató legkülönbözőbb betűit kellene végigböngésznünk annak megállapítása érdekében, hogy melyik ügyirat melléklete a szőbanforgő folyamodvány* Ha azután mutató esetleg egyáltalában nincsen, akkor egészen reménytelen munka volna a megfelelő ügyirat megkeresése, hiszen egész évek anyagának átnézése — akárcsak az iktatókönyvek alapján is - a levéltárnok munkaidejét messze túlhaladó feladat lenne. A legcélszerűbb tehát, hogy az ilyen jelzetnélküli mellékleteket a megfelelő ügyosztály /kútfő/ iktatószámmal ellátott iratai után külön sorozatban időrendezve állítjuk fel. További problémát jelent - habár ez a hivatalszerveknél ritkábban, inkább osak a magánlevéltáraknál fordul elő - hogy az iratokon több, különböző elzet van 8 ugyanősak több sorozat segédkönyv áll rendelkezésünkre, itt tehát többféleképen állithatnánk vissza az "eredeti" rendszert. Nyilvánvalóan a döntő szempont itt osak az lehet, hogy azt a rendszert állítjuk visz— sza, amelyhez tökéletesebb segédletek állanak rendelkezésünkre, vagyis itt nem a rendezések egymáshoz viszonyított keletkezési ideje a döntő, hanem a használhatósági szempont, azaz, hogy a segédlet a kutatás rendelkezésére minél könnyebb, áttekinthetőbb tájékoztatást nyújtson. A jelzetes iratok kiemelése, az egykorú lajstromozáson keresztülment iratoknak évek, kútfő, tétel, iktató illetőleg alánszámok szerinti rendezése, majd az irattári scrkönyvek alapján való u.n. lekiaéréaa, mechanikus munkák amelyekhez kuli' -ösebb üiagyarázatot nem kell fűznünk. Fel kell azonban a figyelmet arra hivni, hogyha Lok. 52-10.422/VSné. szakmai továbbképzés.
