Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)
1. Wellmann Imre: A levéltár lényege, rendeltetése, feladatai
érkezett iratokhoz és az elintézés fogalmazványokhoz a legtöbb esetben aég egy harmadik elem járult olyan iratok, amelyek ugyancsak az irattárat fenntartó szerv működéséből jöttek létre, de az elintézésfogalmazványok közé nem sorolhatók, 6 amelyeknek az a rendeltetésűk, hogy az iratképző szerv folyamatos működését elősegítsék és biztosítsák. Ezek az u.n. belső ügyviteli iratok mintegy összekötő kapcsot alkotnak a beérkezett iratok s az elintézés-fogalmazványok között. Példánk, a belügyminisztérium esetében ilyenek, az aktakeletkezés,a hivatali működés rendjében haladva: a beérkezett iratok beiktatásakor felvett iktatókőnyvekjbizottsági és egyéb jegyzőkönyvek, a pro domo feljegyzéseket, egyszerű tudomásul vételt és irattárba helyezést tartalmazó előadóivek, az osztály-felszerelő könyvek és mutatók 8 más ügyviteli és irattári segédkönyvek. Heg kell azonban jegyezni, hogy a beérkezett iratok közül nem kerülnek az illető szerv irattárába az er«<áeiifeen továbbított, azután a hátiratilag elintézett beadványok,melyeket a rájuk vezetett elintézéssel visszaadnak a félnek, hasonlókép a továbbított, vagy a félnek kiadott mellékletek sem; másfelöl a belső ügyviteli iratok: az elintézést előkészítő feljegyzések azok, amelyek nem minden esetben kerülnek irattári megőrzésre. Látható mindebből, hogy az irattár fogalma az irattárat létrehozó .érvnek kettős: nem csupán irattermelő, hanem egyúttal iratmegőrző működésén is épül. Hogyan lehetne e kettős funkció alapján az irattár fogalmát körülírni? Valamely természetes, vagy jogi személy irattárát azok a rendeltetésszerűen saját birtokában maradó íratok alkotják a hoz*ájuk tartozó mellékletekkel együtt, melyek részben más termeszetes, vagy jogi személytől érkeznek be az irattárat létrehozó tényezőhöz, részben magának az irattárat létrehozó tényezőnek rendszeres működése, ügyintézése során keletkeztek és amelyek - mint az Ügyintézés réven szervesen összefüggő iratanyag - az irattárat létrehozó tényezőnél, általában az ügyintézés gyakorlati érdekéből, rendszeresen megőrzésre kerülnek. Az irattártól csak egy lépés a levéltár ig, vannak irattárat létrehozó tényezők, mint a családok és a magánszemélyek, akik esetében - minthogy szabályszerű ügykezelésük sincs - irattárról nem is szoktunk beszélni, hanem a tevékenységük során felgyűlt iratanyagot mindjárt levéltárnak nevezzük., ^Italában azonban azt szoktuk mondani, hogy az irattári anyag bizonyos idő múlva levéltárivá érik. hogy egy hasonlattal éljünk, az irattárat létrehozó tényezőt folyton terebélyesedő, 8rökzöld fához hasonlíthatjuk. Amint nő és gyarapodik, egymás után hajt ja a leveleit; ezek: az iratok, maguk is tevékeny részei a fa - az íx'attárat létrehozó tényező - szerves életműködésének. Amig a levelek az ágakon zöldéinek - amig az iratok élő részei az irattárat létrehozó tényező ügyintézésének -, addig irattári megőrzésről beszélünk.Mihelyt a levelek lehullanak - amint az iratokra az eleven ügyintézésben rendszeresen már nincs szükség - levéltári őrizetbe kell venni őket. Ezen a ponton már a hasonlat nem találó: a levéltárivá érett iratok ugyanis nem szemetet, lomot jelentenek, hanem az egykori szerves életműködés papirra rótt, Írásban rögződött értékes maradványait,
