9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

Tartósan ügyviteli értékű az az irat, amely az adott szerv folyamatos működéséhez nélkülözhetetlen. Ezek egy része tartósan megőrzi ezt a jellegét, és állandó használatra a létrehozó szervnél vagy személynél marad. Ilyenek elsősorban az ügyvitelben tartósan használt nyilvántartások: telekkönyvek, anyakönyvek, rendőrségi nyilvántartások, bizonyos statisztikák stb. Az irattári iratok egy harmadik csoportját képezik azok, amelyeknek nincs maradandó értékük, és bizonyos idő elteltével ügyviteli szempontból is értéküket vesztik (készletnyilvántartások, munkaügyi iratok, részjelentések stb.). Ezek - szigorú szabályok betartásával - kiselejtezésre kerülnek. Meg kell jegyezni végül, hogy a számítógép, a fax megjelenésével jelentős módosuláson megy keresztül napjainkban az irattan is, hiszen az ismertetett iratvizsgálati szempontok alapján nehezen értelmezhető a winchester, a lemez, a számítógép képernyőjén megjelenő vagy a kiírt, a kinyomtatott szöveg, de már a fax-szöveg is. Az oklevéltan és az aktatan után valószínűleg az irattan új fejezetének megoldásra váró problémái elé kerültünk. Az iratok szerepe mindennapi életünkben Az előzőekből is kitűnik, hogy az ember életét végigkísérik a különböző iratok. Az egyes személyek, állampolgárok érintkezése egymással, az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel, vállalatokkal, az utóbbiak kapcsolata egymással, az adatok, tények, döntések, jogosultságok írásbeli rögzítésével jár együtt. Eletünk alapvető stációit (születés, házasságkötés, gyermekek születése, halál) anyakönyvben rögzítik, amelyről kivonatot {anyakönyvi kivonat) kapunk. A hatóságok különböző igazolványokat (személyi igazolvány, útlevél, gépjármű vezetői jogosítvány stb.) állítanak ki számunkra. Tanulmányaink folytatásáról különböző bizonyítványokat, okleveleket kapunk. Ha munkaviszonyt létesítünk, munkaköri beosztásunk változik, munkaviszonyunk megszűnik, irattárunk újabb dokumentumokkal gyarapszik. Többségünknek van valamilyen ingatlan és ingó vagyona (lakás, családi ház, telek, gépkocsi, újabban értékpapírok stb.), amelyek megszerzését, jogos birtoklását szintén okmányok igazolják. Valamennyien adófizető állampolgárok vagyunk. Jövedelmünkről és a megfizetett adóról kimutatást, bevallást kell készíteni, és annak mellékleteként bizonylatokat kell őriznünk. Ha a részünkre teljesített szolgáltatások ellenértékét átutalási betétszámlán keresztül egyenlítjük ki, havonta testes borítékot kapunk a pénzintézettől, mely a szolgáltatók számláit, illetve a havi pénzforgalmat tükröző számlakivo-