9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

rint is mindenben megegyező másolata. Ezt nyomdatechnikai eljárással, fényképezés útján, fénymásolással, újabban számítógéppel vagy hologrammal is lehet készíteni. A szöveghű másolat az eredeti szövegét adja vissza, formáját nem. Ez készülhet kézírással, gépírással vagy más eszközzel. Ennek egyik válfaja a betűhív másolat, ami főleg régi kéziratok nyelvészeti szempontból való feldolgozásakor bír jelentőséggel. A teljes másolat a másolt irat szövegét kihagyás nélkül rögzíti; a kivonatos másolat viszont a lemásolt iratnak csak egyes részeit tartalmazza. Az egyszerű másolaton nincs hitelesítés. A hiteles másolaton viszont hitelesítési záradék szerepel, amelyben az arra illetékes szerv, vagy személy azt bizonyítja, hogy a másolat a megjelölt helyen található iratról, milyen eszközzel készült, mennyire egyezik a lemásolt irattal. Kivonatos másolat esetében azt is feltünteti, hogy milyen terjedelmű a kivonat, és az eredetinek mely részeit tartalmazza. Ez alatt szerepel a keltezés, az aláírás és a hitelesítő szerv bélyegzőlenyomata. A hitelesítést okmányok esetében közjegyző végzi. Az egykorú másolatok általában elsősorban ügyviteli érdekeket szolgálnak és többnyire hitelesítettek, míg a kései másolatok jórészt tudományos célokra készülnek és többnyire egyszerű másolatok. Hiteles iratnak azt tekintjük, amelyet az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Ez tehát általában a tisztázat vagy a fogalmazvány, de ilyennek minősül a hitelesített másolat is. Hamisítvány ezzel szemben olyan irat, amelyet nem az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. (ad 8.) Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat. Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az iktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadói ívet (ezen belül a pro domo feljegyzést, az elintézéstervezetet és a kiadmányt). Ügyviteli iratok a különféle nyilvántartások: ide sorolhatók az iktatókönyvek, mutatókönyvek, irattári sorkönyvek is. (ad 9.) Az iratokat a bennük foglalt adatok értéke alapján három csoportba szoktuk osztani: megkülönböztetünk maradandó értékű iratokat, tartósan ügyviteli értékű iratokat és történeti értékkel nem rendelkező, de ügyviteli értéküket is elvesztett, selejtezendő iratokat. Maradandó értékű az az irat, amely a társadalmi, gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaz.