9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

- előirat, utóirat száma. - mellékletek, - határidő, - postázás napja, - irattári tételszám, - irattárba helyezés. Az előadói ív első oldalát az iratkezelő és az ügyintéző együttesen tölti ki. A kezelő írja fel az irat számát, a határidőt, a tárgyat, az előiratok számát, az ügyintéző tölti ki a többi rovatot. Nem kell előadói ívet használni: - gyűjtőszámos iratoknál, - főlajstromszámos iratkezelésnél, - tudomásulvétel céljából küldött, intézkedést nem igénylő iratoknál, - a vállalati iratkezelésben, - a tudományos, művelődési stb. intézményeknél az adminisztratív ügyek kivételével. Az elintézés történhet - az eredeti irat továbbításával más szervhez vagy szervezeti egységhez további intézkedés céljából, - tisztázásra kerülő elintézés-tervezet útján, - intézkedés nélkül, irattárba helyezéssel. Az elintézés-tervezet készíthető - az iraton (határatilag), - a tisztázaton (az egyidejűleg készülő eredeti első és másodlati példányon), - sokszorosított (előnyomott) nyomtatványon. - elektronikus úton (a készülő két példányból egyik fogalmazványnak tekintendő) Az elintézés-tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző meghatározza a leíró és a postázó számára: - a levél aláíróját (kiadmányozóját), - a példányszámot, - a címzettet, - a mellékletek számát, - a határidős nyilvántartásba-helyezést és a határidő napját, - az ügyirat, illetőleg a kiadmány elküldését vagy irattárba-helyezés előtti láttamozását,