9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

- a kiadmány továbbításának módját (kézbesítve, postázva: expressz, ajánlott tértivevénnyel), - az esetleges pénzügyi intézkedést (pl. számla, postai átutalás elkészítése, kötelezettségvállalás stb.). Az ügy intézése során a vezető vagy az ügyintéző határidőt jelölhet ki a közbenső intézkedés lebonyolítására. A határidőt lehetőleg úgy kell kijelölni, hogy az a hónap első vagy 15. napja legyen. A határidő figyelemmel kísérése az ügyiratkezelést ellátó személy vagy szervezeti egység feladata. A határidős nyilvántartást az alkalmazott irodatechnikától függően eltérő módon szervezhetik meg, de a legáltalánosabb a határidős szekrény használata, melyben a hónap napjainak megfelelő számú rekeszt alakítanak ki, és ebben tárolják a határidős iratokat. A határidőt az iktatókönyv megfelelő rovatában, a hónap és nap megjelölésével, grafitceruzával kell bejegyezni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt megérkezik, az iratot a nyilvántartásból ki kell venni, és az iktatókönyvi bejegyzést ceruzával át kell húzni. A válasz elmaradása esetén a határidős ügyiratot a kezelőiroda sürgető lapon esetleg újabb határidő megjelölésével - megsürgeti. Ha a kitűzött újabb határidőn belül sem érkezik válasz, az iratkezelő az ügyiratot az ügyintézőhöz továbbítja. Számítógépes nyilvántartás esetén a határidő figyelését a program automatikusan végzi, de az iratokat ekkor is célszerű határidős - lejárati nap szerinti - szekrényben tárolni. Az elintézés után az ügyintézőnek - az ügyirat e célra fenntartott részén - fel kell írni az irattári terv szerinti tételszámot, amelynek alapján az ügyiratokat be kell sorolni az irattári tételekbe. A kiadmányozás Az elintézés-tervezet jóváhagyását kiadmányozásnak nevezzük. A kiadmányozásra jogosult munkatársak (vezetők + beosztottak) körét és hatáskörüket az ügyrendben, illetve a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. A kiadmányozáskor az aláírásra jogosult személy az elintézés-tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. A kiadmányozás történhet eredeti aláírással, illetve a kiadmányozó nevének felírásával és „sk" jelzéssel. Az iratkezelő a tisztázatra ilyenkor „a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, lebélyegzi és saját kezűleg aláírja. Az elintézés tervezetet (fogalmazványt) viszont az ügyintézőnek kell szignálnia. A kiadmány és formai kellékei A jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt iratot kiadmánynak nevezzük. Tartalmaznia kell