9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

Adatai: -ügyiratszám, - címzett, - az átvétel ideje, elismerése (aláírás). Elintézetlen irat átadásakor a könyvben csak az irat számát, az átvétel időpontját és elismerését rögzítik. A kiadmányozott, tehát befejezett ügyiratoknál szerepeltetni kell a címzettet is. A szervek egy részénél az ügyintézők a nevükre szignált iratokat előadói munkanaplóval veszik át. Adatai: -ügyiratszám, - az átadás-átvétel ideje, elismerése (aláírás). Az ügyintéző feladatai Az ügyintéző iktatószám szerint, majd lapszámonként ellenőrzi az általa átvett iratokat. Meg kell nézni az iratokat abból a célból is, hogy az iratkezelő elvégezte-e a szükséges iratkezelői teendőket (pl. szerelés, csatolás, illetékkezelés stb.), végrehajtották-e a korábbi utasításokat, szükség van-e a szokásostól eltérő, különleges eljárásra. Az elintézés-tervezet készítése előtt, ha az már csak a legkisebb mértékben is eltér a szokásostól, tájékoztató feljegyzést kell készíteni. Szükség van ilyen feljegyzésre, ahol közbeesőén szóbeli tárgyalások voltak, vagy az ügyiratban határidős kezelésre ad utasítást az ügyintéző. A feljegyzést úgy kell megszerkeszteni, hogy annak alapján a teljes ügymenetről bárki tájékozódhasson. Hagyományos és elektronikus iratkezelésben az írásbeli ügyintézésnél előadói ívet használnak. Ez a következő célokat szolgálja: - az irat borítója, - előnyomott oldala tartalmazza az ügyirat legfontosabb adatait és az egyes iratkezelési mozzanatokat, - belső oldala a kiadvány-tervezet, valamint a feljegyzések leírására alkalmas. Az első, nyomtatott oldalán a főbb rovatok a következők: - a szerv és szervezeti egység neve, - az irat iktatószáma, - a beadvány száma, kelte, beérkezése, - az irat tárgya,