9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A minősített iratok védelme, a titkos ügykezelés

dokumentatívnak kell lenni azért, hogy az adattal való rendelkezés egyértelműen megállapítható legyen. A külön rendszert a titkos ügykezelés vezetője, illetve a titkos ügykezelő működteti. Titkos ügykezelő az lehet, aki legalább középfokú végzettségű, és a minősített adat kezeléséhez szükséges ismeretek megszerzéséről bizonyítványt szerzett, a hatályos titokvédelmi szabályok megismerését nyilatkozat aláírásával igazolja. Feladata az átvétel, felbontás, nyilvántartásba vétel, őrzés, továbbítás, kiadás és visszavétel, megsemmisítés, minősítők és betekintők naprakész nyilvántartása, titoktartási nyilatkozatok őrzése. Munkájához általában érkeztetőkönyvet, iktatókönyvet, iktatókartont, tárgymutatókönyvet, mozgató kartont, kézbesítőkönyvet használ. A minősített adathordozót az általános iratoktól elkülönített iktatókönyvben közvetlenül az elkészítés, illetve érkezés után nyilvántartásba kell venni. Az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. A nyilvántartást úgy kell végezni, hogy abból az érkezett, készített, illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányainak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzési helye megállapítható legyen. Fontos az előirat, utóirat szerelése, csatolása. Az iktatással egyidőben a mutatót is vezetni kell. A minősítési jelölést, az érvényességi időt, a minősítő nevét és beosztását az adat nyilvántartására és azonosítására szolgáló jelzéssel együtt az adathordozón és ha van ilyen, annak borítóján is fel kell tüntetni. Több lapból álló iraton a minősítési jelölést minden egyes lapon, annak felső és alsó részének közepén is fel kell tüntetni. A minősítő határozza meg, hogy az adathordozó hány példányban készül. Ezen felül engedély nélkül másolatot, kivonatot készíteni nem szabad. A több példányban készített minősített iratot példányonként, a jobb felső szélen minden oldalán megismételt példánysorszámmal kell ellátni. A minősített adathordozón fel kell tüntetni, hogy az egyes címzettek részére melyik sorszámú példányt kell továbbítani. Az iraton a minősítés meghatározásán kívül jelölni kell a következőket: a készítő szerv megnevezése, a példány sorszáma, a nyilvántartási szám, az egyes példányok címzettje, az irat tárgya, a mellékletek esetén azok példányszáma, nyilvántartási száma, lapjainak száma és minősítése, kiadmányozó aláírása. E mellett iratkezelési záradékot kell készíteni, amely tartalmazza a példányszámot, lapszámot, az irattári kezelés jelzését, az irat készítőjét és telefonszámát, az iratot gépelő nevét, az egyes példányok címzettjeit.