9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A minősített iratok védelme, a titkos ügykezelés

A minősített dokumentumon, illetve annak csomagolásán a következő különleges kezelési utasítások alkalmazhatók: „Saját kezű felbontásra!", „Nem másolható!", „Kivonat nem készíthető!", „Elolvasás után visszaküldendő!", „Zárt borítékban tárolandó!" A különleges kezelési utasítástól eltérni csak a minősítő hozzájárulásával lehet. Ha a minősített adatot még a titkos ügykezelő sem ismerheti meg, akkor azt zárt borítékban kell kezelni és csak a nyilvántartáshoz szükséges adatokat kell közölni. A minősített adathordozó átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján kézbesítő- vagy átadókönyvben, illetve átadókartonon dokumentálva történhet. A szervezeten belüli átadásra és visszavételre szolgáló mozgató kartonoknak a következő információt kell tartalmazniuk: nyilvántartási szám, minősítés jelölése, példányszám, példánysorszám, példányonkénti lapterjedelem, címzett, átadás kelte, átadás tényének igazolása aláírással, visszavétel kelte és igazolása aláírással. Titkos ügykezelés során tilos a minősített információt faxon, postán, távbeszélőn továbbítani. A küldeményt kézbesítő, Állami Futárszolgálat és diplomáciai futár útján kézbesíthető. Az átvételre a titkos ügykezelő, illetve a vezető által megbízott személy jogosult. Aki minősített küldeményt vesz át, köteles ellenőrizni, hogy a címzés alapján jogosult-e az átvételre, a küldemény sértetlen-e. Az átvevő az átadási okmányon aláírással, az átvétel idejének feltüntetésével és a szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja az átvételt. Sérülés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. A feleslegessé vált minősített iratot a titkosítás megszűnéséig nem lehet megsemmisíteni, a munkapéldányt a titkos ügykezelőnek kell átadni. A feleslegessé vált munkapéldányok megsemmisítését kizárólag a minősített adatok kezelésére felhatalmazott személy végezheti úgy, hogy az adatok rekonstruálása lehetetlen legyen. A megsemmisítés tényét, időpontját a minősített adathordozóról készített nyilvántartásba be kell vezetni. A megsemmisítés legalább két, minősített adat kezelésére feljogosított személy jelenlétében történhet. A minősített anyag tárolására szolgáló, valamint a titkos ügykezelők részére biztosított helyiséget úgy kell kialakítani, hogy a titkot tartalmazó adathordozók őrzése az illetéktelen megismerést kizárja. Tárolásuk az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. Vasrács, riasztóberendezés, tűzjelző, lemezszekrény, biztonsági lakat (személyi pecsétnyomó), kombinációs zár használata szükséges. A törvény külön meghatározza a számítógépen kezelt és tárolt minősített adathordozók kezelését. Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses vagy más rendszerű adathordozón csak rejtjelezve tárolhatók azok az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adatok, ame-