8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.

III. Levéltári kapcsolattartás a különböző típusú gazdasági szervekkel

vállalatokkal, melyek az állami időszakban keletkezett irataikat maguk kívánják őrizni, de készséggel együttműködnek a levéltárral. Ha nem vállalják a nyilvános magánlevéltár fenntartásának költségeit (sajnos, ilyen levéltárak alapítását az Ltv. 30. és 34/A íjában kilátásba helyezett költségvetési támogatás sem teszi vonzóvá), akkor is célszerű módot találni arra, hogy kb. kétévente egy alkalommal látogatást tegyünk ezeknél az iratőrzőknél, ill. felkérjük őket, hogy álláspontjuk változása esetén (pl. ha az iratok őrzéséért felelős személy távozik a vállalattól) anyagaikat adják levéltári őrizetbe. Ezt a lehetőséget valamennyi privatizált vállalat előtt nyitva kell hagyni, hiszen az Ltv. nem tiltja. A kapcsolattartást a privatizált vállalatokkal nehezíti, hogy a gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkán belül is rangsorolni kell a feladatokat. Fontossági sorrendben első helyen áll a felszámolt/végelszámolt vállalatok anyagai levéltárba adásának előkészítése mint iratmentés jellegű feladat, második helyen a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő/önkormányzati alapítású vállalatokkal való kapcsolattartás, minthogy a beérkező iratkezelési szabályzatokat, selejtezési jegyzőkönyveket azonnal el kell bírálni. Csak a harmadik helyen következnek a privatizált vállalatok. Ha nincs mód (idő) a személyes kapcsolatfelvételre, azokhoz a vállalatokhoz, amelyekkel még nem léphettünk kapcsolatba, amelyekről még nem tudjuk, hogyan értelmezik a levéltári törvényt, ill. van-e készségük a kapcsolattartásra, célszerű körlevelet intézni, rákérdezni arra, hogy milyen mennyiségű állami időszakban keletkezett maradandó értékű iratot őriznek, hol őrzik azokat, van-e levéltár által jóváhagyott korábbi iratkezelési szabályzatuk, maguk kívánják-e őrizni maradandó értékű irataikat vagy átadnák azokat az illetékes közlevéltárnak. A szervjegyzéken szereplő szervek száma magas, a felszámolt/végelszámolt, továbbá a tartós állami tulajdonú részesedéssel működő vállalatokkal intenzív a kapcsolat, kevesebb idő jut a privatizált vállalatokra. Körlevelünk legalább felkeltheti figyelmüket, ösztönözheti őket arra, hogy foglalkozzanak maradandó értékű irataik sorsával. 3. Kapcsolattartás a magántulajdonban lévő gazdasági szervekkel Az Ltv. 32. § (1) bek. értelmében a nem közfeladatot ellátó szervek, így a magánvállalatok, irattári anyaguk kezelését maguk alakíthatják ki, de az illetékes közlevéltártól