6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

Nem iktatott iratok rendezése A nem iktatott iratok az intézmények, vállalatok dokumentumainak igen nagy részét teszik ki. Ezek zöme 5-10 év után selejtezhető, azonban különleges anyagi természetű pereknél, vitáknál, adó- és pénzügyi ellenőrzéseknél bizonyító erővel bírnak, ezért őrzésükről, rendezésükről gondoskodni kell. Vonatkozik ez az 1969. évi levéltári tvr. előtt keletkezett iratokra, az iratkezelési szabályzatok előírásai értelmében tételszámokkal ellátottakra és a különböző magánvállalatok dokumentumaira is. Emiatt lényeges, hogy a kérdéssel részletesebben foglalkozzunk. 1. Személyi és munkaügyi vonatkozású iratanyag A személyi és munkaügyi anyag formanyomtatványokból, nyilvántartó lapokból, könyvekből, valamint levelezésből áll. A levelek tárolása nem okoz gondot, hiszen ezek az iktatott iratok közé tartoznak, irattári tételekbe osztva kezelhetők. Arra van lehetőség, hogy - nagyobb vállalatok, intézmények esetén - e leveleket a dolgozók ábécé rendjében tárolják. Elterjedt az a gyakorlat, hogy a levelek két másolattal készülnek, az egyik a központi irattárba, másik a dolgozó személyi anyagába kerül. Ha a személyzeti és munkaügyi osztály iratait külön kezelik (osztott és vegyes iratkezelésnél) nincs szükség e kettőzésre. A dolgozónként nyitott dossziékban célszerű elhelyezni a különféle képességet igazoló okmányokat, munkahelyi véleményeket, kinevezéseket, átsorolásokat, kitüntetésekre vonatkozó iratokat és más formanyomtatványokat. A nyilvántartó lapok kezelési módja szintén az ábécé rend, amelyet a kartontároló dobozok, ládák, fa- vagy fémlemez szekrények megfelelő beosztásával alakítanak ki. A személyi okmányok és nyilvántartások egy-egy intézmény és vállalat fontos dokumentumai, amelyeket legtöbbször 75 évig kell őrizni. Ezért célszerű technikailag megfelelő tárolóeszközöket megválasztani, ahol az iratok könnyen hozzáférhetők. 2. Anyag- és áruforgalmi iratok Az anyag- és áruforgalommal kapcsolatos dokumentumok főként a vállalatoknál jelentősek. Ide tartoznak a megrendelések, beérkezett számlák másolatai, bizonylatok, szállítókkal kapcsolatos iratok. A megrendelések iratanyaga levelezésből és különféle típusú nyomtatványokból áll. Ide tartoznak a szállítási szerződések, árajánlatok, megrendelő levelek, visszaigazolások, beszerzési és készletezési tervek, anyagstatisztikák