6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

stb. Valamennyit öt évig kell őrizni, tehát történeti szempontból nem képviselnek jelentősebb értéket, kezelésüket ezért úgy kell megoldani, hogy az ügyviteli célokat minél jobban szolgálják. A megrendelő leveleket a szállítás időpontjáig terjedő időszakban határidő nyilvántartásban szokták tartani. Nagy mennyiség esetén lehetséges az időrendben kívül a szállítók szerinti bontás is. A szállítási szerződéseket a teljesítésig szintén szállítók szerinti csoportosításban, vagy anyagfajták szerint őrzik. A teljesített szállításokat követően mindkét iratfajtát szállító felek szerint, (pl. azok ábécé rendjében, vagy telephelyük alapján) érdemes tárolni, hogy esetleges reklamációk esetén könnyen visszakereshetők legyenek. Az éves megrendeléseket rendszerint e célra készült kartonlapokon tartják nyilván. Sok helyen szokásos, hogy a megrendelések nyilvántartását tasakokon vezetik. A/4-es vagy ennél nagyobb méretű tasakok készíthetők, amelyek egyik oldalán, előnyomott rovatokon vezethető a nyilvántartás, a tasakokban pedig a megrendelő leveleken és szállítási szerződéseken kívül az árajánlatok, szállítási értékesítések, visszaigazolások stb. őrizhetők. A tasakok tárolására az álló iratgyűjtők a legalkalmasabbak, ahol az összetartozó dokumentumokat anyagfajták, szállítók végleges elintézés, esetleges reklamáció után pedig időrendben is lehet tartani. Az anyag- és áruforgalmi számlák négy példányban készülnek, amelyekből a megrendelő az áruval együtt egy eredeti és egy másolati példányt kap. A beérkezett számlák eredeti példányai ügyintézés után a könyvelésbe, a másolatok az anyagbeszerzőkhöz kerülnek, ahol legcélszerűbben az említett tasakokban őrizhetők. A szállító vállalatnál a kimenő számlának két másolati példánya marad. Ebből egy szintén a könyveléshez kerül, a másikat az áruforgalmi osztályon számsorban érdemes lerakni. A számlák kezelését, nyilvántartását különféle pénzügyi előírások szabályozzák. Iratkezelési szempontból arra kell törekedni, hogy az illető vállalatnál két példánynál több számlát ne őrizzenek. A tárolásra - ha megfelelő hely áll rendelkezésre az iratrendezők a legcélszerűbbek. Őrzési idejük az irattári tervek meghatározása szerint öt, kivételes esetekben 10 év. Nagy tömegük miatt célszerű azokat az illetékes osztályok kézi irattáraiban őrizni, mert a központi irattárat zsúfolttá tennék. A szállító- és kereskedelmi vállalatokon kívül a termelővállalatok és egyes intézmények (pl. kutatóintézetek) jelentős anyag- és készletraktárakkal rendelkeznek, ahol