6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

4. Hasonlóan járunk el együttes iktatási és mutatózási rendszer, valamint nyilvántartásos dosszié rendszer esetében is. Előbbinél csak a betűket, utóbbiaknál csak a tételszámokat (azaz dossziészámokat) érdemes felsorolni. Mivel mindkét esetben az iktatás betűnként, illetve tételszámonként évente 1-gyel kezdődik, és nagy iratforgalomról általában nem beszélhetünk. Például: Vác Polgármesteri Hivatal, Panasziroda iratai 15. doboz 1997 A,B,C,D 16. E,F,G,H,I,J 17. K,L 26. doboz 1998 A, B, C, D 27. E, F, G, H, I, J 28. K stb. A betűket érdemes külön-külön felírni, mert lehetnek olyanok is, melyekben nem történik iktatás. A dossziék tárgyai az első előforduláskor jelölendők. 5. Tételszámos iratkezelésnél az iratanyag felsorolása a következő adatokból áll: - raktári egység száma, - megnevezése - év - tételszám - első és utolsó iktatószám Mivel az irattári terv rendelkezésre áll a napi feladatokhoz, a tételek megnevezése általában nem szükséges. Vonatkozik ez a tanácsi (2000-ig az önkormányzati) iratokra is, ahol az évet, ügykörszámot, betűjelet, selejtezési jelet, első és utolsó iktatószámot kell megjelölni. Példák a korábbiak szerint: Munkaügyi Minisztérium, Bérgazdálkodási Osztály 5. doboz 1977 21. tétel 2006-2871 22. 2001-2879