6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 1. Az irattári munka

tételszám, azon belül — ha van — az iktatószámok növekvő rendje szerinti csoportosítás, ez megkönnyíti a selejtezést, levéltári átadást. Osztott vagy vegyes iratkezelési rendszernél is használható ez a módszer, de nem célszerű, mivel nehezebb lesz az ügyviteli célú, szerven belüli adatszolgáltatás. így ugyanis az egyes leadó szervezeti egységek iratai az irattáron belül több részletben helyezkednek el. Az önkormányzati irattárakban az iratok csoportosításának alapját az év, az ágazati betűjel, az ügykörszámok és a selejtezési jel adja, melyen belül az iktatószámok emelkedő sorrendje a meghatározó. Az irattári rend egyik legfőbb alapfeltétele a célszerű helykihasználás. Nem engedhető meg, hogy az irattárban lejárt őrzési idejű iratok halmozódjanak fel vagy regisztratúrába nem tartozó iratok (közlönyök, folyóiratok, prospektusok stb.), de legfőképp az, hogy az irattárat egyéb, oda nem tartozó tárgyak (tisztítóeszközök, selejtezésre váró állóeszközök stb.) tárolására használják. Ez utóbbi már csak azért is elkerülendő, mivel az üzleti titok és az adatvédelem szabályainak sem képes az olyan irattár és irattáros megfelelni, ahol az irattár átjáróház. Fontos személyi feltétele a jól működő irattárnak a képzett irattáros, aki kiválóan ismeri az irattár elrendezését, az ott tárolt iratokat, de ezen túl tisztában van az iratok őrzésére, kezelésére, selejtezésére vonatkozó jogszabályokkal és az ezekre épülő szerven belüli szabályozásokkal. A jól képzett irattárosnak az alapvető iratértékelési, iratrendezési ismereteket is el kell sajátítania és ismernie kell a szerven belüli iktatási, iratnyilvántartási rendszereket is, legyenek azok hagyományosak vagy számítógépesek. Hasznossá és pótolhatatlanná teszi magát az az irattáros, aki nem csak az iratok tárgyát és raktári elhelyezését ismeri, hanem az egyes irattári tárgykörön belül is ismeri az iratokat. Sok esetben keresnek az irattárban rég elfelejtett ügyeket és milyen imponáló az, ha az irattáros azonnal vagy rövid idő alatt megtalálja a keresett ügyiratot, melynek irattári tétel szerinti keresése esetleg több napot venne igénybe. Az üzleti élet mai rohanó világában, de az államigazgatásban is a pontos, időben beszerzett információ az egyik legnagyobb érték. Az iratbetekintés szabályai A központi irattárban dolgozóknak az iratok átvételén, selejtezésén, állagmegóvásán, levéltári átadásra történő előkészítésén túl is vannak felelősségteljes iratkezelési