6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 1. Az irattári munka

feladatai, így többek közt az iratokba történő betekintés biztosítása, már irattárba helyezett iratok újbóli kiadása, kikölcsönzése és alkalmanként hiteles másolat készítése. Az államigazgatási eljárás menetét belül az iratokba való betekintési jogosultságot az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. tv. módosításáról és egységes szövegéről hozott 1981. évi I. törvény 41. §-a határozza meg. Az ügyfél jogai érvényesítésének alapfeltétele, hogy az ügyfél vagy képviselője megismerhesse azon ügyiratok tartalmát, melyek saját ügyére vonatkoznak. Ez különösen akkor fontos, ha az eljárás folyamán nem volt tárgyalás vagy bizonyítási eljárás, így az ügyfélnek nem állt módjában az ügyiratok megismerése sem. Az ügyféli jogok gyakorlásának garanciája, hogy a törvény biztosítja az ügyfélnek és képviselőjének az eljárás során keletkezett iratokba betekintés lehetőségét, beleértve az azokról történő másolatok készítésének jogát is. Az iratbetekintésre jogosultak körébe elsősorban az ügyfél és képviselője tartoznak, de előfordulnak olyan ügyek is, amikor az eljárásban az ügyfélen kívül más személyek is érdekeltek, ám ezeket a személyeket valamilyen oknál fogva az eljárásba nem vonták be. Amennyiben az ügyfélen és képviselőjén kívül más személy igazolja, hogy az iratok tartalmának ismerete jogának érvényesítése céljából szükséges, az eljáró szervnek lehetővé kell tenni számára az iratbetekintési jog gyakorlását. Ugyanakkor az eljáró szervnek mérlegelnie kell, hogy az indok, melyre a betekintést kérelmező hivatkozik, valóban igazolja-e azt, hogy az iratok tartalmának megismerése jogainak érvényesítésével összefügg. Az eljáró szerv az ügyfélen kívül más szerv képviselőjének is megengedheti az iratokba való betekintést és másolat készítését, amennyiben a szerv képviselője igazolja, hogy feladatának teljesítése céljából szükséges az iratok tartalmának megismerése. Az iratbetekintésre jogosultak körébe tartozik még a kirendelt szakértő, valamint az ügyész is. A szakértő csupán közreműködése ideje alatt jogosult az iratokba betekinteni, míg az ügyész korlátlanul. Az iratbetekintési jog gyakorlását az ügyintéző vagy a szerv vezetője engedélyezi, az iratokat a betekintésre jogosultak az ügyintéző jelenlétében tekinthetik meg, készíthetnek róla másolatot. Az adott ügyben eljáró hivatal munkájának zavartalansága védelmében az államigazgatási eljárásról szóló törvény az iratbetekintéssel kapcsolatos korlátozást is tartalmaz, azaz meghatározza azokat az iratfajtákat, melyekbe nem enged betekintést.