6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

közben az iratot más osztály is megkapja, nem iktathatja be sem láttamozás, sem véleményezés vagy más intézkedés esetén. Ha egy szervezeti egységnél az átfutó iratok száma magas, érdemes azokról külön naplót vezetni, a megküldés dátumának, az eredeti ügyiratszámnak és az intézkedéseknek rögzítésével. Az átfutó iratok naplójának rovatai: keltezés, ügyiratszám, az irat tárgya, intézkedés, (közbenső érdemi) megjegyzés. A kettős iktatás tilalmát, az iktatás és nyilvántartás ilyen megkülönböztetését az iratok biztonságos őrzése teszi szükségessé. Az iktatáshoz minden esetben lerakott, irattárba kerülő iratoknak kell kapcsolódni, míg a nyilvántartásokhoz irat nem tartozik. Az iktatókönyv közhiteles okirat. Az ügyiratok iktatása minden év elején újonnan megnyitott, bekötött előszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyv oldrat-funkcióját csak abban az esetben tudja betölteni, ha azt ennek a szempontnak a figyelembevételével állítjuk ki és kezeljük. Ez sajnos jelenleg sok helyen nem történik meg. Az iktatókönyv fedőlapján fel kell tüntetni az évszámot és szerepelnie kell az "iktatókönyv" feliratnak is. (Az előre nyomott iktatókönyveken ez természetesen szerepel. Például Ipari és Kereskedelmi Minisztérium Titkársági Főosztálya — Iktatókönyv — 1998) Az iktatókönyv fedőlapjának belső oldalán történik a hitelesítés. Itt fel kell tüntetni ismételten a szerv nevét. (Decentralizált vagy vegyes iktatás esetén az iktatásra kijelölt szervezeti egység írja alá a bélyegzővel látja el, közvetlenül az aláírás mellett. Például Ez az Energiagazdálkodási Rt főosztályának 1996. évi iktatókönyve számú számozott lapot tartalmaz Budapest, 1996. január 2. Kovács Péter — körbélyegző.) Iktatókönyvön kívül — egyes szervek — iktatólapokat is használnak. Az azonos évre vonatkozó iktatólapok együttmaradásáról feltétlenül gondoskodni kell. Minden év végén az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni. Ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását — úgy mint megnyitását — a szerv (vagy szervezeti egység) vezetőjének aláírása és pecsét hitelesíti. Az iktatókönyv okirat-jellegéből következik, annak meghamisíthatatlanságáról gondoskodni kell. Az iktatókönyv felhasznált lapjait összeragasztani, az iktatókönyvben (vagy az iktatóbélyegzőn) feljegyzett adatokat kiradírozni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha mégis szükség van a javításra,