6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

akkor a tévesen bejegyzett szöveget vagy számot egyetlen vonallal olymódon kell áthúzni, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon, ugyanakkor a javítás ténye nyilvánvaló legyen. Mint fentebb említettük, az iktatókönyv közhiteles okirat, a benne található bejegyzéseket bármely jogkövetkezményekkel járó ügyben bizonyítékként fel lehet használni. Ennek következtében lényeges, hogy a javítás tényének hiteles igazolását is el kell végezni éppúgy, mint a megnyitás és lezárás esetén. A javítást tehát nem egyszerű áthúzással kell elvégezni, hanem ezt a javítást végző kézjegyével és a javítás időpontjának feltüntetésével kell igazolni. Bármilyen iktatási rendszert alkalmazunk, az ügyirat beiktatása előtt meg kell állapítanunk, hogy van-e az ügynek a folyó évben előzőleg beérkezett irata. (A változatlan alapszámos iktatási rendszer alkalmazása esetén — mint azt előzőleg láttuk — az előző éveket is figyelembe kell venni.) Amennyiben van, ez az előirat, az újabb beérkezett irat az utóirat. A kettő kapcsolatát a különböző iktatási rendszerekben más-más módon, de feltétlenül meg kell teremteni, azt mind az ügyiraton, mind az iktatókönyvben jelezni kell. Sorszámos iktatásnál az előiratot a kezelő az irattárból kikeresi, csatolja az utóirathoz, és az iktatókönyv megfelelő rovatában az előiratnáí az utóirat, az utóiratnál pedig az előirat számát feltünteti. Alszámos iktatásnál, ha az iratnak ugyanabban az évben előzménye, ill. előzményei vannak, akkor az újonnan érkező iratot vagy iratokat a korábbi irat soron következő alszámaira kell beiktatni. Ha az alszámok elfogynak, akkor új iktatószámot kell adni. Itt az elő- és utóirat, vagy utóiratok csatolásának az alszámok figyelembevételével kell megtörténnie. Ebben az iktatási rendszerben azonban figyelnünk kell arra, hogy évenként újrakezdődik az iktatás, tehát egy folyó évben beérkező iratot az előző évi iktatószám megfelelő, üresen maradt alszámára tilos beiktatni. Számítógépes iktatás esetén az iktatókönyvet év végén ki kell nyomtatni.