6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

számot kell nyitni, az előzőt az utóbbihoz csatolni. 3. Mint arról a bevezetőben szóltunk, az alapszámos iktatásnak három változata van. a) Változatlan alapszámos iktatási mód alkalmazása esetén a kezdő irat iktatószáma lesz az alapszám. Az azonos ügyben keletkező valamennyi iktatott irat esetében ez a szám mutatja az irat irattári elhelyezését, akárhány éven keresztül húzódik az ügy. E módszer előnye az állandóság, hátránya viszont, hogy mivel az iktatókönyvet minden évben eggyel kell kezdeni, így az alapszámok visszakeresése az előző évfolyamokban a munkát megnehezíti. b) Az évenként megújuló alapszámos iktatás abban különbözik az előzőtől, hogy az azonos ügyre vonatkozó iratok közül csak a tárgyévben keletkezettek futnak közös számon. Az ügyben keletkezett első irat száma az alapszám, az összes többit ahhoz kell csatolni. c) Az előrehaladó alapszámos iktatás azt jelenti, hogy az azonos ügyre vonatkozó utolsó irat száma az alapszám. Ez a módszer az alapszám módosulását okozza. Gyakorlati szempontból tehát azért előnyös, hogy az irat mindig a legutolsó iktatószámra kerül. Használata azonban nem ajánlatos, mert alkalmazása esetén nem tudunk eleget tenni annak a követelménynek, hogy az iraton mindig rajta kell lennie az irattári helyet mutató jelzetnek, ez esetben az alapszámnak. Az alapszámos iktatási formák közül napjainkban többnyire a b) változatot alkalmazzák, főként nagy ügy iratforgalmú intézményeknél, ahol többlépcsős ügyintézés folyik. Az alapszámos iktatáshoz általában sorkönyvet szoktak vezetni, a csatolás tényét azonban az iktatókönyvben amúgy is fel kell tüntetni, így az irat irattári helye pontosan követhető. 4. Együttes nyilvántartási és mutatózási rendszer. Ezen módszer alkalmazásakor az iratok iktatása betűsoros iktatókönyvbe történik, vagyis az iktatás és mutatózás mozzanata összeolvad. Az iratot a tárgyszó kezdőbetűjénél kell bevezetni a nyilvántartásba. A számozás betűnként eggyel kezdődik, az iraton ezért fel kell tüntetni a sorszám és évszám mellett a betűjelet is. Ennél a módszernél különösen fontos a tárgyszó pontos meghatározása. Az Önmutatósnak is nevezett iktatási mód feleslegessé teszi a mutatókönyv vezetését.