6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

5. Nyilvántartásos dosszié rendszer. Ebben az iktatási módban az iktatás az irattári terv tételszámai szerint történő iratőrzéshez kapcsolódik. Itt is nagy figyelmet kell fordítani a tárgymeghatározásra, ugyanis ennek alapján található meg a megfelelő tételszám. A tételszám szerint nyitott dossziékban nyilvántartott iratoknál minden azonos ügyre vonatkozó irat főszámként a megfelelő tételszámot, azon belül a sorrendben megfelelő alszámot kapja. Csak kis iratforgalmú helyen alkalmazható. 6. Főlajstromszámos iktatás esetén az ügy kapja a nyilvántartási számot. Valamennyi azonos ügyben keletkező irat alszámot kap. A főlajstromszámos iktatás nem évenként kezdődik, az egy ügyben keletkező iratok a főlajstromszám mellett folyamatosan kapnak alszámokat. Ebben az esetben az iktatószám főlajstromszámból, alszámból és évszámból áll. Az iktatókönyvben csak a főlajstromszám szerepel, az egy ügyre vonatkozó iratokat iratborítóban őrzik, amely iktatólapként is szolgál. Használata peres ügyeknél, főként bíróságoknál a legcélszerűbb. Az irat útja az ügyvitelben Az iratok nyilvántartásba vételét megelőző ügyiratkezelői feladatok A küldemények átvétele Hogy kik jogosultak a küldemények átvételére, azt az iratkezelési szabályzat (ritkábban az ügyrend) határozza meg. A küldeményeket munkaidőben veszi át az ezzel megbízott dolgozó. Központi ügyiratkezelés esetén a központi kezelőiroda, vegyes vagy decentralizált ügyiratkezelés esetén a posta átvételére jogosult részleg bízhat meg valakit az átvétellel. Megjegyezzük, hogy az átvétel a legtöbb esetben központilag történik, többnyire csak a több telephelyű szerveknél térnek el ettől a gyakorlattól. Ha az illető szerv postafiókot bérel, gondoskodni kell arról, hogy a kezelőiroda megbízottja minden munkanapon akár több alkalommal is biztonságos körülmények között zárt táskában elhozza a szerv vagy dolgozója részére postán érkezett küldeményeket. Küldemények nemcsak postán, hanem kézbesítő útján vagy közvetlenül az ügyféltől is átvehetők. Ez esetben az átvételt igazolni kell. Ugyanez vonatkozik a kézbesítő útján érkezett küldeményekre. Az átvétel igazolható átvételi elismervénnyel, kézbesítővel érkezett küldemény esetén a kézbesítőkönyvben való aláírással, az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolásával. Ha a postán, kézbe-