4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

A közigazgatási, hatósági, minisztériumi gyakorlatban az írásbeli ügyintézésben előadói ívet használnak. Az előadói ív - az irat borítójaként - előnyomott oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasításoknak és egyéb iratkezelési mozzanatoknak feljegyzésére - a belső oldalakon a kiadvány-tervezet, valamint a feljegyzések leírására szolgál. Az első, nyomtatott oldalon az iratnak és mozgásának lényegében valamennyi fontos adata feljegyezhető, és az erre szolgáló rovatok a legegyszerűbb formájú előadói íven is megvannak: - a szerv neve - az irat iktatószáma - az érkezés kelte - az irat tárgya - az ügyintéző neve - az előirat (egyúttal elintézett irat) száma - az irattári jel. E rovatok kitöltése minden esetben előírás. Néhány adat azonban az ügy elintézésének kezelési (adminisztrációs) mozzanataira utal, amit nem okvetlenül szükséges kitölteni (pl. a tisztázást, egyeztetést végzők neve, a határidő, sürgetés, postázás napja). Nem kell előadói ívet használni: - gyűjtőszámos iratoknál - folajstromszámos iratkezelésnél - tudomásulvétel céljából küldött, intézkedést nem igénylő iratoknál - a vállalati iratkezelésben - a tudományos, művelődési stb. intézményeknél az adminisztratív ügyek kivételével. Az előadói ív első oldalát az iratkezelő és az ügyintéző együttesen tölti ki. A kezelő írja fel az irat számát, a határidőt, a tárgyat, az elő iratok számát, az ügyintéző tölti ki a többi rovatot. Az elintézés-tervezet készíthető - az iraton (hátiratilag), - a tisztázaton (az egyidejűleg készülő eredeti első és másodlati példányon), - sokszorosított (előnyomott) nyomtatványon. Az elintézés történhet