4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

- az eredeti irat továbbításával más szervhez vagy szervezeti egységhez további intézkedés céljából, - tisztázásra kerülő elintézés-tervezet útján, - intézkedés nélkül, irattárba helyezéssel. Az elintézés-tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző meghatározza a leíró és a postázó (expediáló) számára - a levél aláíróját (kiadmányozóját), - a példányszámot, - a címzettet, - a mellékletek számát, - a határidős nyilvántartásba-helyezést és a határidő napját, - az ügyirat, illetőleg a kiadmány elküldését vagy irattárba-helyezés előtti láttamozását, - a kiadmány továbbításának módját (kézbesítve, postázva: expressz, ajánlott tértivevénnyel), - az esetleges pénzügyi intézkedést (pl. számla, postai átutalás elkészítése, kötelezettségvállalás, stb.). Az ügy intézése során a vezető vagy az ügyintéző határidőt jelölhet ki a közbenső intézkedés lebonyolítására. A határidőt lehetőleg úgy kell kijelölni, hogy az a hónap első vagy 15. napja legyen. A határidő figyelemmel kísérése az ügyiratkezelést ellátó személy vagy szervezeti egység feladata. A határidős nyilvántartást az alkalmazott irodatechnikától függően eltérő módon szervezhetik meg, de a legáltalánosabb a határidős szekrény használata, melyben a hónap napjainak megfelelő számú rekeszt alakítanak ki, és ebben tárolják a határidős iratokat. A határidőt az iktatókönyv megfelelő rovatában, a hónap és nap megjelölésével, grafitceruzával kell bejegyezni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt megérkezik, az iratot a nyilvántartásból ki kell venni, és az iktatókönyvi bejegyzést ceruzával át kell húzni. A válasz elmaradása esetén a határidős ügyiratot a kezelőiroda sürgető lapon - esetleg újabb határidő megjelölésével - megsürgeti. Ha a kitűzött újabb határidőn belül sem érkezik válasz, az iratkezelő az ügyiratot az ügyintézőhöz továbbítja. Irattárba helyezés előtt a határidőre vonatkozó valamennyi ceruzás bejegyzést ki kell